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Diorama im Maßstab 1:87 auf einem Schreibtisch bei Nacht. Kleine Figuren ziehen an Seilen eine silberne Servierglocke hoch. Darunter steht auf einer weißen Serviette eine komplette Tagung mit Tisch, Stühlen, Flipchart, Kaffee und Mittagessen. Daneben stehen eine Weinflasche, ein Auto und ein Beamer, jeweils mit einem leuchtend gelben Schild.

Wissen

Tagungspauschale: was drin ist und was extra kostet

Eine Tagungspauschale ist ein fester Preis pro Person und Tag für Raum, Grundtechnik, Kaffeepausen, Tagungsgetränke und meist das Mittagessen. Was genau dazugehört, legt jedes Hotel selbst fest. Deshalb ist das günstigste Angebot oft nur das mit den wenigsten Leistungen, und Abendessen, Getränke am Abend oder ein zweiter Raum kommen später auf die Rechnung.

Was drin ist Tagung beschreiben

Geprüft am Quellen und Stand

Unter der Glocke und daneben

So sieht es in den meisten Angeboten aus. Gelb markiert ist, was fast immer extra kostet, „fragen“ heißt: Das regelt jedes Haus anders.

LeistungÜblichWorauf Sie achten
Tagungsraum mit Bestuhlungmeist drinab der Mindestteilnehmerzahl. Darunter berechnet zum Beispiel das H10 Berlin Ku’damm die Raummiete zusätzlich, und die kann allein schon Hunderte Euro kosten: Im Schloss Fürstenried kostet der Goldene Saal 797 € am Tag. Mindestteilnehmerzahl
Beamer, Leinwand, Flipchart, Pinnwandmeist drinin Grundausstattung. Was darüber hinausgeht, steht in einer eigenen Preisliste, im Best Western Hotel Wetzlar etwa 8 € für ein zusätzliches Flipchart und 35 € für den Moderationskoffer.
WLANmeist drinfast immer, aber nicht überall: In Foren berichten Teilnehmende auch von Tagungshotels, die WLAN extra berechnen.
Kaffeepausenmeist drineine bei der Halbtags-, zwei bei der Ganztagspauschale. Ob es nur Kaffee gibt oder auch Snacks, steht im Angebot.
Tagungsgetränke im Raummeist drinmeist Wasser und Saft, unbegrenzt. Bei Dorint sind das Mineralwasser und Apfelsaft, Softdrinks oder Bier gehören oft nicht dazu.
Mittagessenmeist drinbei der Ganztagspauschale, als Menü oder Buffet nach Wahl der Küche. Vegetarisch, vegan und Allergien vorher angeben.
Getränke zum MittagessenfragenHäufiger Streitpunkt: Im H10 Berlin sind ein alkoholfreies Getränk (0,2 l) und ein Heißgetränk enthalten, anderswo gar keins, je nach gebuchtem Paket.
ServicepauschalefragenServicegebühren stehen in deutschen Preislisten meist schon im Preis, beim H10 steht es ausdrücklich dabei, in den USA kommen sie oft obendrauf. Fragen Sie, ob der Preis brutto und inklusive Service ist.
GruppenräumefragenEin zweiter Raum für Workshops kostet meist extra, außer er steht ausdrücklich in der Pauschale.
Abendessenmeist extranur in eigenen Paketen. Im Best Western Hotel Wetzlar kostet die Pauschale 64,50 € ohne und 88,50 € mit Abendessen.
Getränke am Abend, Alkoholmeist extrawerden nach Verbrauch abgerechnet, legen Sie vorher eine Obergrenze fest.
Übernachtung, Frühstück, City Taxmeist extrastehen in einem eigenen Zimmerangebot, oft mit Zimmerkontingent. Zimmerkontingent · City Tax 2026
Parkenmeist extraaußer das Hotel schreibt es dazu.

Beispiele aus den Preislisten der genannten Häuser, Stand siehe Quellen. Ihr Angebot kann anders aussehen, maßgeblich ist allein es.

Bausteine oder Pauschale: ein Rechenbeispiel aus Berlin

Die meisten Häuser nennen nur ihre Pauschalen. Das H10 Berlin Ku’damm listet in der Tagungsmappe 2026 von visitBerlin auch die einzelnen Bausteine, und so lässt sich nachrechnen, was das Paket spart. Die Pauschale „Klassik“ enthält zwei Kaffeepausen mit Snacks, unbegrenzte Tagungsgetränke, ein Mittagessen mit einem alkoholfreien Getränk und einem Heißgetränk sowie die Raummiete.

Pro Person und TagPreis
Kaffeepause am Vormittag, mit Snacks18,50 €
Kaffeepause am Nachmittag, mit Snacks18,50 €
Tagungsgetränke, unbegrenzt19,50 €
Mittagsbuffet mit Wasser, einem Softgetränk und einem Heißgetränkab 40,00 €
Bausteine zusammen, noch ohne Raumab 96,50 €
Pauschale Klassik, Raum inklusiveab 87,00 €

Bei 20 Personen sind das ab 1.930 € plus Raummiete gegen ab 1.740 € mit Raum, die Pauschale ist hier also mindestens 190 € günstiger. Ganz deckungsgleich ist der Vergleich nicht, denn das Buffet stellt der Küchenchef zusammen und das Menü der Pauschale die Küche. Die Mappe nennt alle Preise ausdrücklich als Richtwerte, die je nach Saison und Nachfrage schwanken.

Diorama im Maßstab 1:87 bei Nacht: Auf einer weißen Untertasse stehen kleine Figuren in Businesskleidung an einem Kaffeebuffet mit Kannen, Tassen und Kuchen. Daneben steht ein einzelner Tisch mit einem Teller Mittagessen und einem leuchtend gelben Schild ohne Aufschrift.
Einzeln gebucht hat jeder Baustein seinen eigenen Preis, die Pauschale bündelt sie.

Weniger Teilnehmende als die Mindestzahl

Fast jede Pauschale gilt erst ab einer Mindestzahl, und die hängt oft am Raum: In der Tagungsmappe sind die Räume des H10 „buchbar mit einer Tagungspauschale“ ab 15, 18, 28 oder 40 Personen. Für weniger Teilnehmende gibt es dort eine zweite Preisspalte, die Pauschale Klassik kostet dann ab 72 €, und die Raummiete wird zusätzlich berechnet.

Deshalb zählt am Ende auch, wie viele Personen tatsächlich kommen. Das können weniger sein als angemeldet. Fragen Sie vor der Zusage, welche Mindestzahl gilt, was unterhalb passiert und bis wann Sie die Zahl kostenfrei senken dürfen. Wie das in 31 Tagungs-AGB geregelt ist, zeigt der Vergleich der Reduktionsregeln.

Drei Angebote vergleichen

Vergleichen Sie Zeile für Zeile, nicht den Preis in der Überschrift. Diese acht Fragen sollte jedes Angebot beantworten, bevor Sie es neben die anderen legen:

  • Was steckt in der Pauschale, Posten für Posten?
  • Ab wie vielen Personen gilt sie, und was kostet es darunter?
  • Ist die Raummiete enthalten, auch für Gruppenräume?
  • Welche Getränke gibt es im Raum und zum Mittagessen, wie viele?
  • Wie viele Kaffeepausen, und mit Snacks oder ohne?
  • Welche Technik ist dabei, und was kostet zusätzliche?
  • Sind die Preise brutto und inklusive Service?
  • Für welche Uhrzeiten gilt die Pauschale, und was kostet eine Stunde länger?

Wenn Sie schon Angebote haben, rechnet der Angebots-Schnellcheck die Eckdaten in einen Gesamtpreis um. Ohne Angebot schätzt der Kostenrechner, was eine Tagung in Ihrer Stadt ungefähr kostet.

DIN 33463: eine Norm für Tagungspauschalen

Seit Februar 2026 gibt es eine DIN-Norm für Tagungspauschalen. Sie legt Mindestanforderungen und Leistungen fest, gilt unabhängig von der Personenzahl und macht aus einer Tagungspauschale keine Pauschalreise. Laut DEHOGA Hamburg geht es um Service, Verpflegung und die Vorbereitung des Raums, angestoßen hat die Norm die Initiative Exzellente Lernorte zusammen mit dem Hotelverband IHA, Maritim und der HSMA.

Eine DIN-Norm ist eine Empfehlung, kein Gesetz, und ein Hotel muss sich nur daran halten, wenn es das zusagt. Der Normtext kostet bei DIN Media 52,20 €. Fragen Sie das Hotel, ob seine Pauschale der DIN 33463 entspricht, und lassen Sie sich die Leistungen trotzdem einzeln aufschreiben.

Mehrwertsteuer seit 2026

Speisen 7 %, Getränke 19 %

Seit dem 1. Januar 2026 sind Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ermäßigt besteuert, Getränke ausgenommen (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, BMF-Schreiben vom 22.12.2025).

Raum und Technik 19 %

Die Überlassung von Tagungsräumen ist nicht ermäßigt, das steht in Abschnitt 12.16 Abs. 5 UStAE und wird im Urteil des EuGH vom 5. März 2026 zitiert.

30 % Getränkeanteil

Bei Kombiangeboten aus Speisen mit Getränken, etwa einem Buffet inklusive Getränken, beanstandet die Finanzverwaltung einen Getränkeanteil von 30 % des Pauschalpreises nicht (BMF 22.12.2025).

Business-Package 15 %

Bucht die Gruppe mit Übernachtung, darf das Hotel Leistungen wie Frühstück, WLAN und Parken in einem Sammelposten zum Regelsatz abrechnen. Dieser Posten wird seit 2026 mit 15 statt 20 % des Pauschalpreises angesetzt (BMF 22.12.2025). Der EuGH hat am 5. März 2026 bestätigt, dass Deutschland solche Zusatzleistungen trotz Pauschalpreis mit 19 % besteuern darf.

Für Firmen mit Vorsteuerabzug ändert der Steuersatz am Ende wenig, solange die Rechnung stimmt. Für Vereine, Verbände und öffentliche Stellen ohne Vorsteuerabzug zählt dagegen der Bruttopreis. Bitten Sie in beiden Fällen um eine Rechnung, auf der Speisen, Getränke und Raum getrennt stehen.

Mittagessen in der Pauschale und die Reisekosten

Bucht und bezahlt der Arbeitgeber die Tagung, stellt er damit auch das Mittagessen. Dann wird die Verpflegungspauschale der Mitarbeitenden gekürzt: um 20 % von 28 € für ein Frühstück und um 40 % für ein Mittag- oder Abendessen, also um 5,60 € und 11,20 € (§ 9 Abs. 4a EStG). Die Kürzung rechnet immer vom vollen Tagessatz, auch an An- und Abreisetagen.

Eintägige Tagung, mehr als acht Stunden unterwegsBetrag
Verpflegungspauschale14,00 €
minus Mittagessen in der Tagungspauschale−11,20 €
bleibt2,80 €

Wer das in der Reisekostenabrechnung vergisst, rechnet zu viel ab. Allgemeine Information, keine Steuerberatung: Die Einzelheiten klärt Ihre Lohnbuchhaltung.

Kurz beantwortet

Was ist in einer Tagungspauschale enthalten?

Meist der Tagungsraum mit Grundtechnik, WLAN, Tagungsgetränke im Raum, eine Kaffeepause am Halbtag oder zwei am Ganztag und beim Ganztag das Mittagessen. Getränke zum Mittagessen, Gruppenräume und zusätzliche Technik sind je nach Hotel dabei oder nicht. Abendessen, Getränke am Abend, Übernachtung, Parken und City Tax kosten fast immer extra.

Was kostet eine Tagungspauschale 2026?

Das hängt von Stadt, Haus und Leistungen ab. Zwei Beispiele aus aktuellen Preislisten: Im H10 Berlin Ku’damm kosten die Pauschalen ab 64 bis ab 115 € pro Person und Tag, im Best Western Hotel Wetzlar 64,50 € ohne und 88,50 € mit Abendessen. Unterhalb der Mindestteilnehmerzahl wird es oft teurer.

Welche Mehrwertsteuer gilt für eine Tagungspauschale?

Seit dem 1. Januar 2026 werden Speisen mit 7 % besteuert, Getränke mit 19 %. Auch die Überlassung von Tagungsräumen und die Technik unterliegen 19 %. Auf der Rechnung sollten die Anteile deshalb getrennt stehen.

Wird die Verpflegungspauschale gekürzt, wenn das Mittagessen in der Tagungspauschale enthalten ist?

Ja, wenn der Arbeitgeber die Tagung bucht und bezahlt. Für ein Mittagessen werden 11,20 € abgezogen, also 40 % von 28 € (§ 9 Abs. 4a EStG). Bei einem Tagungstag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit bleiben von 14 € dann 2,80 €.

Was ist DIN 33463?

Eine Norm vom Februar 2026, die Mindestanforderungen und Leistungen einer Tagungspauschale beschreibt. Sie ist eine Empfehlung, kein Gesetz. Ein Hotel muss sich nur daran halten, wenn es das zusagt.

Quellen und Stand

Geprüft am .

Allgemeine Information, sorgfältig recherchiert, ohne Gewähr und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind immer Ihr Angebot, Ihr Vertrag und die AGB des Hotels.

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