Option oder Buchung? Wann ein Tagungsangebot bindet
Eine Option bindet Sie nicht, verbindlich wird es erst, sobald Sie das Angebot des Hotels annehmen, auch mit einer kurzen E-Mail und ohne Unterschrift. Ab dann gelten Kontingent, Abruffrist und Storno, und genau hier verlieren viele den Überblick, wie die Fragen in Foren zeigen: welche Mail schon gebucht hat und wer am Ende die leeren Zimmer zahlt.
Zum Gleisplan Tagung beschreiben
Geprüft am Quellen und Stand
Der Gleisplan einer Tagungsbuchung
Bis zur Weiche können Sie jederzeit stehen bleiben, ab der gelben Station fährt der Vertrag, und von da an kostet jede Änderung Geld.
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Anfrage
Bindet nicht: Sie fragen Termin, Räume und Zimmer an. Solange in Ihrer Mail kein Preis steht, bitten Sie das Hotel damit nur um ein Angebot, so hat es das OLG Frankfurt im Februar 2026 entschieden.
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Angebot mit Option
Bindet Sie nicht: Das Angebot mit Preis ist der Antrag des Hotels, und mit der Option hält es Räume und Zimmer bis zu einem Datum für Sie frei, und annehmen können Sie bis zu diesem Datum (§ 148 BGB).
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Optionsfrist läuft ab
Bindet niemanden mehr: Ohne Ihre Antwort erlischt das Angebot (§ 146 BGB) und das Hotel darf den Termin vergeben; schreiben Sie danach doch noch zu, gilt das als neuer Antrag (§ 150 Abs. 1 BGB), den das Hotel annehmen kann, aber nicht muss.
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Zusage
Ab hier gilt der Vertrag: Sie nehmen das Angebot an, ob per Mail, Formular oder Unterschrift, und von da an gelten Preise, Kontingent, Abruffrist und Stornoregeln so, wie sie in Angebot und AGB stehen.
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Abruffrist
Kostet, wenn Zimmer leer bleiben: Bis zu diesem Datum, oft rund vier Wochen vor der Tagung, werden die Zimmer namentlich gebucht; beim Abrufkontingent gehen die übrigen zurück, beim Festkontingent bleiben sie bezahlt.
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Weniger Teilnehmende oder Absage
Kostet nach Staffel: Reduktion und Stornostaffel stehen in Angebot und AGB, und in 21 von 31 ausgewerteten Tagungs-AGB dürfen Sie kurz vorher eine feste Quote der Teilnehmenden kostenfrei abmelden.
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Anreise und Rechnung
Prüfen, bevor Sie zahlen: Abgerechnet wird, was vereinbart war und was Sie vor Ort dazu bestellen, also legen Sie Zimmernächte und Pauschalen vor dem Bezahlen neben das Angebot.
Welcher Satz bindet?
Für einen Tagungsvertrag schreibt das Gesetz keine Form vor, es zählt also, was in Ihrer Mail steht. Die folgenden sechs Sätze stehen in dieser oder ähnlicher Form in vielen Mails an Hotels:
„Können Sie uns den Termin bis Freitag als Option halten?“ Bindet nicht
Sie bitten um eine Option, und das Hotel entscheidet, ob und bis wann es den Termin hält. Lassen Sie sich das Datum schriftlich geben, am besten mit Uhrzeit.
„Können wir die Option bis zum 14. verlängern? Die Freigabe kommt erst nächste Woche.“ Bindet nicht
Fragen Sie vor Ablauf der Frist, denn wenn das Hotel nicht antwortet, gilt das alte Datum weiter: Funkstille verlängert nichts. § 148 BGB
„Passt, wir nehmen das.“ Bindet
Das ist eine Annahme, auch ohne Unterschrift und ohne das Wort „verbindlich“, also schreiben Sie das erst, wenn intern alles freigegeben ist. §§ 145 ff. BGB
„Wir buchen gern, aber mit 25 statt 30 Zimmern und ohne Abendessen.“ Bindet noch nicht
Eine Annahme mit Änderungen gilt als Ablehnung und neuer Antrag, und der Vertrag steht erst, wenn das Hotel zustimmt, am besten mit einem neuen Angebot. § 150 Abs. 2 BGB
„Bitte reservieren Sie 25 Einzelzimmer vom 16. bis 22. September zu 139 € pro Nacht.“ Kann schon binden
Nennen Sie Zeitraum, Zimmer und Preis, kann Ihre Mail selbst das Angebot sein, und die Bestätigung des Hotels ist die Annahme. Im Fall vor dem OLG Frankfurt war die Anfrage gerade deshalb unverbindlich, weil der Preis fehlte. OLG Frankfurt, 9 U 107/24
Sie antworten gar nicht Bindet in der Regel nicht
Schweigen gilt in der Regel nicht als Annahme, unter Kaufleuten gibt es aber eine Ausnahme, das kaufmännische Bestätigungsschreiben. Mehr dazu
Schweigen auf die Bestätigung des Hotels
Eine Firma schickte im Oktober 2022 eine E-Mail mit dem Betreff „Zimmeranfrage“: Einzelzimmer für ein Team im September 2023, vier Nächte für fünf Personen und sechs weitere Nächte für 25 Personen, ohne Preis. Am nächsten Tag kam vom Hotel eine „Reservierungsbestätigung“ mit 139 € pro Einzelzimmer und Nacht, und danach hörte das Hotel von der Firma nichts mehr, auch nicht auf eine korrigierte Bestätigung im November, bis es 10.883,70 € verlangte.
Das Landgericht gab dem Hotel recht, das OLG Frankfurt am Main hat die Klage am 11. Februar 2026 abgewiesen (Az. 9 U 107/24). Wer ohne Preis anfragt, macht danach noch kein Angebot; das eigentliche Angebot war die Antwort des Hotels mit Preis, und auf Schweigen hin kommt kein Vertrag zustande. Über seinen Irrtum musste die Firma das Hotel auch nicht aufklären, und die Revision hat das Gericht nicht zugelassen.
Darauf verlassen sollten Sie sich trotzdem nicht. Unter Kaufleuten kann Schweigen als Zustimmung gelten, wenn ein Schreiben einen vorher besprochenen Vertrag bestätigt. Das ist das sogenannte kaufmännische Bestätigungsschreiben (§ 346 HGB). Diese Frage hat das OLG in seinem Urteil nicht geprüft. Hält eine „Bestätigung“ etwas fest, das Sie nicht vereinbart haben, widersprechen Sie deshalb sofort und schriftlich, ein Satz wie „Wir haben nur angefragt und buchen nicht“ genügt.
Erste und zweite Option
Fragt eine andere Firma denselben Termin an, kann das Hotel ihr eine zweite Option geben. Sie greift nur, wenn Sie nicht zusagen, und oft fragt das Hotel dann bei Ihnen nach, ob Sie früher entscheiden können. Wie lange und in welcher Reihenfolge ein Haus Optionen hält, regelt kein Gesetz, das steht in seinem Angebot. Steht dort keine Frist, können Sie nur so lange annehmen, wie das Hotel unter normalen Umständen mit Ihrer Antwort rechnen darf (§ 147 Abs. 2 BGB), und darunter versteht man eher Tage als Wochen.
In Foren und Kommentaren beschreiben Planerinnen und Hotelverkäufer dasselbe von zwei Seiten: Optionen werden kürzer gehalten als früher, und nach Wochen der Funkstille gibt das Hotel den Termin frei. Dagegen helfen drei einfache Gewohnheiten:
- Fragen Sie „bis wann genau?“ und lassen Sie sich Datum und Uhrzeit schriftlich geben.
- Legen Sie Ihre interne Freigabe zwei Tage vor die Frist, damit noch Luft für Rückfragen bleibt.
- Geben Sie Optionen zurück, die Sie nicht brauchen. Dafür reicht eine kurze Mail, und das Hotel kann den Termin an andere vergeben.
Zimmerkontingent: wer leere Zimmer zahlt
Hat Ihre Tagung Übernachtungen, blockiert das Hotel ein Zimmerkontingent. Wie es vereinbart ist, entscheidet, wer zahlt, wenn am Ende weniger Leute kommen.
| Merkmal | Abrufkontingent | Festkontingent |
|---|---|---|
| Leere Zimmer zahlt | bis zur Abruffrist niemand, danach je nach Vertrag | Sie, nach Storno- und Reduktionsregeln |
| Zimmer sicher | bis zur Abruffrist | bis zur Anreise |
| Wer bucht | oft die Teilnehmenden selbst, mit Stichwort oder Link | Sie, mit einer Rooming-List |
| Passt zu | unsicherer Teilnehmerzahl, Teilnehmende zahlen selbst | festem Teilnehmerkreis, die Firma zahlt alles |
Die Abruffrist
Die Plattform MICE Portal nennt als Regel vier Wochen vor Beginn, verhandelbar, und manche Häuser lassen sich mehr Zeit, rechnen danach aber streng: In den AGB des V-Hotel Bonn sind Abrufkontingente ab fünf Zimmern bis eine Woche vorher frei, danach werden 80 % des Zimmerpreises fällig. Ein Mittelweg ist das Festkontingent mit Reduktionsrecht, also einer Quote, die Sie bis zu einem Datum kostenfrei abmelden dürfen; wie das in 31 Tagungs-AGB geregelt ist, zeigt der Vergleich der Reduktionsregeln.
Pro Nacht oder für alle Nächte zusammen?
Beim Lesen des Vertrags geht das leicht unter. Eine Assistentin berichtet, dass für ein Teamtreffen 77 Zimmer pro Nacht statt 77 Zimmer für beide Nächte zusammen gebucht wurden, bezahlt wurden am Ende die leeren Zimmer. Eine andere, seit über 20 Jahren für Offsites zuständig, übersah zwei zusätzliche Nächte im Vertrag, und das Hotel verlangte dafür zunächst die volle Ausfallzahlung. Schreiben Sie die Zimmer deshalb für jede Nacht einzeln aus, etwa 20 Einzelzimmer in der ersten und 12 in der zweiten Nacht.
Wenn dasselbe Zimmer anderswo billiger ist
In Foren ärgern sich Organisatoren immer wieder darüber, dass das Hotel auf Buchungsportalen oder der eigenen Website günstiger ist als im Kontingent. Dann buchen Teilnehmende lieber dort, das Kontingent bleibt leer, und der Organisator zahlt oder steht da, als verdiene er mit. Fragen Sie vor der Zusage, ob das Hotel zwei Punkte in den Vertrag schreibt: dass ein niedrigerer öffentlicher Preis auch für das Kontingent gilt, und dass Buchungen Ihrer Teilnehmenden außerhalb des Kontingents angerechnet werden. Ob ein Hotel das unterschreibt, ist Verhandlungssache, aber fragen kostet nichts.
Rechenbeispiel
20 Einzelzimmer für 2 Nächte zu angenommenen 120 € pro Zimmer und Nacht, am Ende kommen 14 Teilnehmende, es bleiben 12 Zimmernächte leer.
| Vereinbarung | Leere Zimmernächte kosten |
|---|---|
| Abrufkontingent, Abruffrist eingehalten | 0 € |
| Festkontingent mit 10 % Reduktionsrecht (2 Zimmer) | 8 × 120 € × 80 % = 768 € |
| Festkontingent ohne Reduktionsrecht | 12 × 120 € × 80 % = 1.152 € |
80 % als Ausfallsatz wie in den AGB des V-Hotel Bonn. Ihr eigener Vertrag kann anders rechnen, und maßgeblich ist allein er.
Nach der Buchung: Mit dem kostenlosen Rooming-List-Generator ordnen Sie Gäste den Zimmern zu und prüfen den Bedarf pro Nacht gegen Ihr Kontingent.
Vor dem Ja schriftlich klären
- Optionsfrist mit Datum und Uhrzeit
- Termin, Zeiten, Teilnehmerzahl, Räume und Leistungen
- Zimmer für jede Nacht einzeln aufgeführt
- Abruf- oder Festkontingent, Abruffrist und was danach gilt
- Reduktionsrecht: wie viel, bis wann (Vergleich)
- Stornostaffel (einordnen)
- Preise netto oder brutto, City Tax enthalten oder nicht (City Tax 2026)
- Anzahlung: wie viel und wann
- Ihre interne Freigabe liegt vor der Frist
Wenn Sie schon ein Angebot haben, rechnet der Angebots-Schnellcheck die Eckdaten in einen Gesamtpreis um.
Kurz beantwortet
Ist eine Option beim Hotel verbindlich?
Für Sie nicht, denn mit einer Option hält das Hotel Räume und Zimmer bis zu einem Datum frei. Verbindlich wird es erst, wenn Sie das Angebot annehmen, und das geht auch formlos per Mail. Läuft die Frist ohne Antwort ab, darf das Hotel den Termin anderweitig vergeben.
Kostet eine Option etwas?
Üblicherweise nicht: Lassen Sie eine Option verstreichen oder geben Sie sie zurück, entstehen in der Regel keine Kosten. Maßgeblich ist der Wortlaut des Angebots, und wenn dort eine Gebühr steht, gilt sie.
Habe ich gebucht, wenn ich auf die Reservierungsbestätigung nicht antworte?
In der Regel nicht, denn Schweigen ist keine Annahme. Das OLG Frankfurt hat am 11. Februar 2026 eine Klage über 10.883,70 € abgewiesen, weil die Firma ohne Preis angefragt und auf die Bestätigung nicht mehr geantwortet hatte. Widersprechen Sie trotzdem schriftlich, wenn Sie nicht buchen wollen.
Was ist der Unterschied zwischen Abruf- und Festkontingent?
Beim Abrufkontingent gehen nicht abgerufene Zimmer bis zur Abruffrist in der Regel kostenfrei an das Hotel zurück. Beim Festkontingent buchen Sie eine feste Zimmerzahl und zahlen leere Zimmer nach den vereinbarten Storno- und Reduktionsregeln.
Was ist eine Abruffrist?
Das Datum, bis zu dem Zimmer aus einem Kontingent namentlich gebucht sein müssen, oft rund vier Wochen vor der Tagung. Danach fallen nicht abgerufene Zimmer an das Hotel zurück oder kosten Geld, je nach Vertrag.
Quellen und Stand
Geprüft am .
- §§ 145 bis 150 BGB, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 20.10.2026
- § 346 HGB, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 20.10.2026
- OLG Frankfurt am Main, Urteil vom 11.02.2026, 9 U 107/24, Volltext bei Medien Internet und Recht, abgerufen am 20.10.2026
- MICE Portal, Abrufkontingent und Festkontingent, abgerufen am 20.10.2026
- V-Hotel Bonn, AGB für Veranstaltungen, abgerufen am 20.10.2026
- Reduktionsregeln aus 31 Tagungs-AGB, eigene Auswertung, Stand 20.10.2026
Allgemeine Information, sorgfältig recherchiert, ohne Gewähr und keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind immer Ihr Angebot, Ihr Vertrag und die AGB des Hotels.
Optionsfrist und Kontingent gleich mit anfragen
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Für Sie kostenlos. Verbindlich wird es erst, wenn Sie einem Haus direkt zusagen; das Haus, bei dem Sie buchen, zahlt uns eine Vermittlungsprovision.