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Rooming List fürs Tagungshotel: Zimmerliste erstellen und prüfen

Ordnen Sie Gäste den Zimmern zu, prüfen Sie Namen, Nächte und Kontingent und laden Sie die Rooming List für Excel herunter. Ihre Eingaben bleiben in diesem Browser-Tab.

Zimmerliste erstellen

Tagung beschreiben

Geprüft am 24. Oktober 2026 Quellen und Stand

Ihre Zimmerliste

Ein Zimmer pro Zeile. R01 und weitere Referenzen sind keine Hotelzimmernummern. Leere Zeilen bleiben als reservierte Zimmer in der Nachtzählung; stornierte Zimmer zählen nicht mit. Bereits ans Hotel gesendete Zimmer bei einer Absage auf „storniert“ setzen und in der Änderungsliste belassen; durch Entfernen geht diese Mitteilung verloren.

Der Generator braucht JavaScript. Leere CSV-Vorlage herunterladen und in Excel ausfüllen.

So sieht das Ergebnis aus

Fiktive Musterliste, keine echten Gastdaten. Drei Zimmer mit unterschiedlichen Aufenthalten und Zahlungswegen.

Rooming List · fiktives Beispiel
Zimmer	Zimmertyp	Gast 1	Gast 2	Anreise	Abreise	Nächte	Zahlung	Hinweis	Status
R01	EZ	Muster, Anna	–	12.04.2027	14.04.2027	2	Firma: Logis, Extras selbst	spätere Anreise ca. 21 Uhr	neu
R02	EZ	Beispiel, Jonas	–	12.04.2027	14.04.2027	2	Firma: alles	–	neu
R03	DZ zur Alleinnutzung	Probe, Lea	–	12.04.2027	13.04.2027	1	Selbstzahler	–	neu

Muster, Anna bleibt im Beispiel länger als Probe, Lea. Deshalb braucht die Gruppe in der ersten Nacht auch das DZ zur Alleinnutzung, in der folgenden Nacht nur noch die beiden EZ. Wenn sich nach dem Versand ein Name oder die Anreise ändert, behalten Sie die Zimmerreferenz bei, ändern den Status und schicken dem Hotel den datierten Auszug, damit es die richtige Reservierung korrigiert.

Welche Spalten das Hotel braucht – und welche nicht

Ein Zimmer pro Zeile: R01, R02 und weitere Referenzen halten Änderungen zuordenbar. Das sind keine Hotelzimmernummern. Die konkrete Zimmernummer vergibt das Hotel.
Zimmertyp und Gäste: Einzelzimmer (EZ), Doppelzimmer (DZ) oder DZ zur Alleinnutzung. Tragen Sie Nachname und Vorname so ein, wie sie im Ausweis stehen; fragen Sie bei Rufnamen nach.
An- und Abreise: Erfassen Sie die tatsächlichen Daten jedes Gastes. Die Gäste eines gemeinsamen Zimmers haben hier dieselben Daten. Bei abweichenden Aufenthalten stimmen Sie die Aufteilung mit dem Hotel ab und erfassen getrennte Zimmerzeilen.
Zahlungsweg: Halten Sie fest, wer Logis und wer Extras zahlt. Die Aufteilung „Firma: Logis, Extras selbst“ trennt beides; klären Sie den Zahlungsweg vorab mit dem Hotel.
Hinweise fürs Hotel: Zum Beispiel eine späte Anreise. Angaben zu Barrierefreiheit oder Ernährung nur kurz und sachlich aufnehmen, wenn der Gast der Weitergabe zugestimmt hat.

Hotelmitarbeiter beschreiben, wie sie Logis über die Firma und Extras über den Gast abrechnen. Halten Sie diese Absprache in jeder Zimmerzeile fest.

Kein Meldeschein in Ihrer Zimmerliste

Geburtsdatum, Adresse, Ausweisnummer und Kartendaten werden für diese Liste nicht benötigt. Nach § 29 Abs. 2 BMG müssen beherbergte ausländische Personen am Ankunftstag einen besonderen Meldeschein unterschreiben; mit Zustimmung ist auch das gesetzlich geregelte elektronische Verfahren möglich. Die Vorschrift enthält außerdem eine Sonderregel für Reisegesellschaften mit mehr als zehn Personen: Dort unterschreibt nur die Reiseleitung und gibt Zahl und Staatsangehörigkeit der ausländischen Mitreisenden an. Ob Ihre Firmengruppe darunter fällt, wird hier nicht beurteilt.

Die Meldescheindaten nach § 30 Abs. 2 BMG erhebt das Hotel beim Check-in: Ankunft und voraussichtliche Abreise, Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Zahl und Staatsangehörigkeit ausländischer Mitreisender sowie Seriennummer des gültigen Passes oder Passersatzpapiers. Sammeln Sie diese Daten nicht über Ihre Rooming List.

Abruffrist, Namensfrist, Storno einzelner Zimmer: vier Fristen, die oft verwechselt werden

Die Abruffrist betrifft die Rückgabe nicht abgerufener Zimmer. Die Namensfrist legt fest, wann das Hotel die Gästezuordnung braucht; eine finale Teilnehmerfrist ist nicht automatisch dieselbe Frist. Daneben können Regeln für einzelne Stornierungen und eine letzte kleine Reduktion kurz vor Anreise stehen. Ein später Namenswechsel verlängert keine Stornofrist.

Beispiele aus Tagungs-AGB, Stand der jeweiligen AGB · eigene Auswertung
Hotel / Quelle	Welche Frist?	Beispielregel
V-Hotel Bonn	Abruffrist	Abrufkontingent ab 5 Zimmern: bis 1 Woche vor Anreise kostenfrei, danach 80 % des Zimmerpreises.
Krone Kinding	Finale Teilnehmerzahl, einzelne Zimmer	Finale Teilnehmerzahl 1 Woche vorher. Einzelne Teilnehmer/Zimmer bis 4 Tage vor Anreise, 9 Uhr, kostenfrei stornierbar.
Dorint	Storno einzelner Zimmer	Gruppen von 16–30 Personen: bis 1 Tag vorher 2 Teilnehmende/Zimmer kostenfrei.
Hotel Ahrenberg	Letzte Reduktion vor Anreise	Bis zum Vortag, 12 Uhr: 1 Zimmer und Teilnehmer kostenfrei. Stand 01/2024.

Beim Abrufkontingent gehen nicht abgerufene Zimmer am vereinbarten Abrufdatum an das Hotel zurück. Beim Festkontingent ist die Zimmerzahl verbindlich gebucht; eine kostenfreie Rückgabe braucht ein vereinbartes Storno- oder Reduktionsrecht. Entscheidend ist die konkrete Klausel, nicht allein die Bezeichnung.

Abruf- und Festkontingent im Detail · Stornostaffeln prüfen

In Foren wird Zimmerteilung unterschiedlich beurteilt: Manche Arbeitgeber geben Doppelzimmer vor, manche Reisestellen vermeiden sie. Fragen Sie vorher, wer ein Zimmer teilen möchte. Bieten Sie ein EZ oder DZ zur Alleinnutzung an und tragen Sie die vereinbarte Belegung ein. Ein DZ mit nur einem Namen ist noch keine geklärte Alleinnutzung. Fahren minderjährige Azubis mit, planen Sie die Belegung zusammen mit Nachtruhe und Tagesplan der Einführungstage.

Änderungen nach dem Versand

Hat das Hotel Ihre erste vollständige Liste erhalten, schicken Sie bei einer Absage oder einer neuen Anreise einen datierten Auszug „Nur Änderungen“ und bitten Sie das Hotel, genau diesen Stand zu bestätigen. Bei mehreren Fassungen am selben Tag ergänzen Sie in Ihrer Nachricht die Uhrzeit oder eine Versionsbezeichnung.

Rezeptionisten berichten, dass zusätzliche Gäste ohne Nachricht an das Hotel auftauchen; die Reservierung muss dann nacharbeiten. Bericht aus der Rezeption. Organisatoren beschreiben mehrere Änderungen am Tag. Prüfen Sie Namen, Daten und Zimmerarten noch einmal auf der Rückliste des Hotels. Eine exportierte Stornierung ist erst eine Mitteilung, keine Bestätigung des Hotels.

Vertrag noch nicht unterschrieben?

Der kostenlose Schnellcheck markiert Abruf- oder Festkontingent und eine fehlende Abruffrist. Im Angebots-Check für 49 € pro Angebot prüfen wir Ihr Hotelangebot. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Mehrere Angebote nebeneinander?

Die Vorlage Angebotsvergleich für 19 € hilft beim Vergleich. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Häufige Fragen

Was ist eine Rooming List?

Eine Rooming List ordnet die Gäste einer Gruppe den gebuchten Hotelzimmern zu. Sie enthält Zimmerart, Namen, An- und Abreise sowie Zahlungsweg und nötige Hinweise fürs Hotel. Hier steht ein Zimmer in jeder Zeile.

Wie heißt Rooming List auf Deutsch?

Üblich sind Zimmerliste, Belegungsliste oder Namensliste. Gemeint ist hier die Zuordnung Ihrer Gäste zu den Zimmern einer Tagung oder Klausur, kein Belegungsplan für den gesamten Hotelbetrieb.

Bis wann muss die Rooming List ans Hotel?

Maßgeblich ist die Frist in Ihrem Vertrag. Stimmen Sie Namensfrist und Abruffrist getrennt ab. MICE Portal nennt 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn als übliche, verhandelbare Abruffrist.

Welche Daten gehören hinein?

Zimmertyp, Namen wie im Ausweis, An- und Abreise, Zahlungsweg und nötige Hinweise. Nutzen Sie eine stabile Zimmerreferenz. Fragen Sie das Hotel nach seinem gewünschten Format und ob die Namen bis zu einem eigenen Termin vorliegen müssen.

Muss ich Geburtsdaten oder Adressen angeben?

Für diese Zimmerliste nicht. Der besondere Meldeschein für beherbergte ausländische Personen ist ein eigener Vorgang des Hotels bei Ankunft (§ 29 Abs. 2 BMG). Geburtsdatum, Anschrift und Passdaten gehören deshalb nicht in diesen Export.

Was passiert mit Zimmern, die nach der Abruffrist leer bleiben?

Das hängt vom Vertrag ab. Bei einem echten Abrufkontingent gehen nicht abgerufene Zimmer zum vereinbarten Termin zurück. Bereits fest gebuchte Zimmer und Festkontingente unterliegen den vereinbarten Storno- und Reduktionsregeln; Leerstand kann dann kostenpflichtig sein.

Excel, CSV oder PDF?

Die CSV-Datei lässt sich in Excel oder LibreOffice bearbeiten. Sie nutzt Semikolons und deutsche Datumsangaben. Über „Drucken“ können Sie eine PDF speichern. Fragen Sie das Hotel nach seinem Importformat: Nicht jedes Hotelsystem kann diese CSV unmittelbar einlesen.

Speichert der Generator meine Daten?

Nein. Ihre Eingaben leben nur in diesem Browser-Tab. Der Generator sendet sie an keinen Server, setzt keine Cookies und speichert keine Personendaten im localStorage. Beim Neuladen gehen die Eingaben verloren. Laden Sie Ihre CSV herunter, um später damit weiterzuarbeiten.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist Ihr Vertrag mit dem Hotel.

Rooming List

Quellen und Stand

Geprüft am 24. Oktober 2026.

Die Fristenbeispiele gelten für die jeweils verlinkten AGB; maßgeblich sind Ihre vereinbarten Fristen und der konkrete Hotelvertrag. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

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