Stornobedingungen im Tagungsvertrag: was die Klauseln regeln

Teilnehmerzahl reduzieren: was Hotels erlauben

Häufiger als eine Komplettabsage ist, dass drei oder vier Leute ausfallen. Genau das regeln die AGB sehr unterschiedlich. Wir haben 31 Tagungs- und Veranstaltungs-AGB deutscher Hotels und Tagungshäuser nebeneinandergelegt und die Klauseln zu Reduktion, Meldefrist und Mindestumsatz herausgeschrieben.

21Häuser mit Quote

Eine feste Prozentzahl, meist 5 oder 10 % der gebuchten Personen. Darüber hinaus wird die ursprüngliche oder eine etwas kleinere Zahl weiter berechnet, etwa 95 % oder die vereinbarte Zahl minus 10 %.

7Häuser mit Stichtag

Bis zu einem Datum dürfen Sie die Zahl ändern, danach gilt die zuletzt gemeldete oder die bestätigte Zahl. Ein Haus erlaubt bis fünf Tage vorher jede Änderung kostenfrei, danach 80 %.

3Häuser ohne eigene Regel

Die Reduktion läuft über die Stornostaffel oder „laut vereinbarter Stornorichtlinie“. Dann zählt jede fehlende Person wie eine Teilstornierung.

In der Praxis heißt das: Lassen Sie Quote und Meldefrist vor der Bestätigung ins Angebot schreiben. Die häufigste Quote ist 5 % (14 der 21 Häuser mit Quote), danach 10 % (7). In 9 dieser AGB steht dazu wörtlich, dass „mindestens 95 %“ der vereinbarten Zahl berechnet werden. Die Meldefristen reichen von 2 Tagen bis 10 Werktagen, am häufigsten sind 5 Werktage (11 von 31 Häusern).

Eigene Auswertung, Stand 15. Oktober 2026, 31 Häuser. Quellen sind öffentlich abrufbare Tagungs-AGB, die Formulierung im konkreten Angebot kann abweichen.

Die Stornosätze aller 31 Häuser

Basis und Grenztage unterscheiden sich von Haus zu Haus. Die Tabelle stellt deshalb vier feste Zeitpunkte nebeneinander.

Median bei Absage: 35 Tage vorher: 50 % · 20 Tage vorher: 75 % · 10 Tage vorher: 80 % · 1 Tag vorher: 85 %.

„–“ heißt: nicht geregelt oder im Dokument nicht eindeutig, diese Werte zählen nicht in Median und mittlere Hälfte. 13 Häuser berechnen 35 Tage vorher schon 60 %, 8 sind zu diesem Zeitpunkt noch kostenfrei.

Die 60/75/85-Staffel ist häufig, aber nicht der Markt

8 der 31 Häuser verwenden wortgleich dieselbe Staffel: Wer ab dem 60. Tag vor der Tagung absagt, zahlt 60 % der Tagungspauschale mal vereinbarte Personen, ab dem 30. Tag 75 %, ab dem 10. Tag 85 %. 7 dieser Häuser nennen ihre Bedingungen ausdrücklich „AGBV“, und die Raummiete bleibt bei allen zusätzlich voll fällig.

60/75/85häufige Staffel der AGBV-Häuser

Der Grund für die Häufung: AGBV sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen, die der Hotelverband Deutschland (IHA) als Muster herausgibt. In der Fassung 6.0 steht genau diese Staffel, dazu 5 % kostenfreie Reduktion bei Meldung bis fünf Werktage vorher, mindestens 95 % der vereinbarten Zahl als Abrechnungsbasis und 60 % eines verfehlten Mindestumsatzes. Verweist Ihr Angebot auf die AGBV, kennen Sie die Staffel also schon, bevor Sie das PDF öffnen, und können vor der Bestätigung gezielt nach einer späteren ersten Stufe fragen.

Sätze ohne Staffel

Am anderen Ende stehen Sätze ohne Staffel: Zleep Hotels (H-Hotels) berechnen bis 60 Tage vorher 50 % und danach durchgehend 80 % des vereinbarten Betrags, Schloss Büdingen ebenfalls 80 %. Das ist 35 Tage vorher die höchste Stufe der Stichprobe, am Vortag aber weniger als der Median.

84 Tagekostenfreie Frist bei Stift Urach ab 50 Personen

Zwei Tagungshäuser staffeln die kostenfreie Frist nach Gruppengröße. Stift Urach lässt Gruppen bis 9 Personen bis 14 Tage vorher kostenfrei absagen, 10 bis 49 Personen bis 42 Tage, ab 50 Personen bis 84 Tage. Bei den Tagungshäusern des Erzbistums Köln sind es 41 Tage bis 50 Personen und 90 Tage bis 100 Personen. Eine große Gruppe lässt sich kurzfristig schwerer ersetzen, also planen Sie die interne Freigabe entsprechend früher. Weitere Artikel finden Sie unter Wissen.

Worauf sich die Storno-Prozente beziehen

100 %Raummiete bleibt bei diesen Pauschal-Klauseln zusätzlich fällig

Dieselbe Prozentzahl kann sehr unterschiedliche Euro-Beträge bedeuten. Viele Hotels beziehen neben der Übernachtung auch Verpflegung und Technik in den vereinbarten Umsatz ein, auf den die Staffel angewendet wird. In unserer Stichprobe sieht die Basis so aus:

12Pauschale, Raummiete voll

Die Prozente gelten für die Tagungspauschale, die Raummiete bleibt zusätzlich zu 100 % fällig. Das ist typisch für die AGBV-Häuser.

13Gesamtumsatz oder Logis inklusive

Basis ist der vereinbarte Gesamtbetrag, „alle gebuchten Leistungen“ oder ausdrücklich Pauschale plus Übernachtung und Zusatzleistungen. Dann zählt auch das Zimmerkontingent in die Absage.

3nur die Tagungspauschale

Die Staffel bezieht sich klar auf die Pauschale pro Person. Zimmer und Technik stehen separat oder fehlen in der Klausel, dann müssen Sie nachfragen, was bei einer Absage mitläuft.

3gemischt oder unklar

Zum Beispiel „entgangener Umsatz“, „nicht abgenommene Leistungen“ oder getrennte Sätze für Speisen. Ohne Nachrechnen kennen Sie den Euro-Betrag nicht.

Zwei Angebote mit „80 % ab 14 Tagen“ können deshalb um Tausende Euro auseinanderliegen, sobald das eine die Raummiete und das Getränkepaket mitrechnet und das andere nicht. Die Stornogebühr hängt also mindestens so sehr an der Basis wie am Prozentsatz. Lassen Sie sich die Basis vor der Bestätigung in einem Satz bestätigen und rechnen Sie die Staffel in Euro, nicht nur in Prozent.

Mindestumsatz, Abruffrist und Preisanpassung

Mindestumsatz

Mehrere Häuser verlangen, dass Pauschalen und Zusatzleistungen eine Mindesthöhe erreichen. Bleiben Sie darunter, stellen sie die Differenz als Raummiete oder als entgangenen Gewinn in Rechnung: in 7 AGB der Stichprobe 60 % der Differenz, in einem Tagungshaus 80 %. Bei einer Komplettabsage gilt meist die Stornostaffel auf den Mindestumsatz.

Große Reduktion

Die Tagungshäuser des Erzbistums Köln werten eine Reduktion um mehr als 29 % der gebuchten Teilnehmenden oder Zimmer als Komplettabsage, dann gilt die Stornostaffel statt der Regel für einzelne Personen. Mehrere Hotels behalten sich ab 10 % weniger Personen einen anderen Raum oder neue Preise vor.

Abruffrist

Bei einem Abrufkontingent fallen Zimmer, die bis zu einem Stichtag nicht namentlich gebucht sind, an das Hotel zurück. Ein Hotel der Stichprobe gibt Kontingente ab fünf Zimmern bis eine Woche vorher frei und berechnet danach 80 % des Zimmerpreises.

Preisanpassung

Liegen zwischen Vertrag und Tagung mehr als vier Monate, erlauben mehrere AGB eine Anhebung um höchstens 5 %, in einem Fall bis 10 %. Steuer- und Abgabenänderungen werden oft eins zu eins weitergegeben, bei Dorint höchstens 5 %. Bei langem Vorlauf lohnt eine Festpreiszusage.

Anzahlung

Ein Landhotel verlangt ab 25 Personen 30 % bei Buchung, ein Schlosshotel bis 80 % der Vertragsleistungen. Bei einer Absage wird die Anzahlung in der Regel mit den Stornokosten verrechnet.

Textform

Mehrere AGB verlangen Schriftform oder Textform und nennen E⁠-⁠Mail ausdrücklich. Ohne nachweisbare Mitteilung gilt die bisherige Teilnehmerzahl oft weiter.

Wie Zimmerkontingente zurückgehen, steht im Abschnitt Zimmerkontingent des Artikels Option oder Buchung.

Was das BGB zu Stornoklauseln sagt

4 MonateGrenze der beschriebenen Preisklauseln; Firmenkundenregel beachten

Absage aus eigenen Gründen

Wer Räume mietet und sie nicht nutzt, weil es an ihm selbst liegt, bleibt zur Miete verpflichtet. Der Vermieter muss sich aber ersparte Aufwendungen und Vorteile aus einer anderweitigen Vermietung anrechnen lassen (§ 537 Abs. 1 BGB). Stornostaffeln in Tagungs-AGB pauschalieren genau diese Rechnung. Fragen Sie nach, ob das Hotel bei Weitervermietung des Raums gutschreibt.

Nachweis eines geringeren Schadens

In AGB ist eine Schadenspauschale unwirksam, wenn sie den gewöhnlich zu erwartenden Schaden übersteigt oder wenn sie dem Kunden nicht ausdrücklich den Nachweis erlaubt, dass kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist (§ 309 Nr. 5 BGB).

Preiserhöhung nach Vertragsschluss

AGB dürfen keine Preiserhöhung für Leistungen vorsehen, die innerhalb von vier Monaten nach Vertragsschluss erbracht werden (§ 309 Nr. 1 BGB). Die Preisklauseln der Stichprobe greifen entsprechend erst bei mehr als vier Monaten Vorlauf.

Firmenkunden

§ 309 gilt nicht für AGB gegenüber Unternehmern; dort bleibt die Inhaltskontrolle nach § 307 Abs. 1 und 2 BGB (§ 310 Abs. 1 BGB). Bucht Ihre Firma, ist die verhandelte Klausel deshalb Ihr bester Schutz.

Gesetzestexte abgerufen am 24.10.2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Wenn das Hotel schließt oder der Betreiber insolvent ist

2026 ist das in Frankfurt gleich zweimal passiert: Der Betreiber Novum schließt das Crowne Plaza Frankfurt Congress Hotel kurzfristig, die Belegschaft erfuhr es nach dem Bericht mündlich an einem Montag (fvw, 21.9.2026).

Vertrag und Anzahlung sichern

Der Betreiber des Hilton Frankfurt Gravenbruch ist insolvent (fvw, 13.8.2026), das Hotel ist stillgelegt, ein Käufer braucht noch die Genehmigung der Behörden (ahgz, 16.10.2026). Wer dort eine Tagung gebucht hat, fragt nach Anzahlung, Vertrag und Ersatz. Das Gesetz sagt dazu:

Das Hotel kann nicht mehr leisten

Ist die Leistung unmöglich, entfällt der Anspruch darauf (§ 275 Abs. 1 BGB) und damit auch der Anspruch des Hotels auf Bezahlung. Eine schon geleistete Anzahlung kann zurückgefordert werden (§ 326 Abs. 1 und 4 BGB). Unter den Voraussetzungen des § 280 Abs. 1 BGB kommt Schadensersatz statt der Leistung hinzu (§ 283 BGB). Ob Mehrkosten für ein Ersatzhotel dazugehören, hängt vom Einzelfall ab.

Insolvenzantrag gestellt

Bis zur Eröffnung kann das Gericht einen vorläufigen Insolvenzverwalter bestellen und anordnen, dass Verfügungen des Betreibers nur mit dessen Zustimmung wirksam sind (§ 21 Abs. 2 InsO). Klären Sie dann schriftlich, wer für Ihren Vertrag zuständig ist.

Verfahren eröffnet

Bei einem Vertrag, den beide Seiten noch nicht erfüllt haben, entscheidet der Insolvenzverwalter, ob er ihn erfüllt. Fordern Sie ihn dazu auf, muss er sich unverzüglich erklären, sonst kann er nicht mehr auf Erfüllung bestehen (§ 103 InsO). Erfüllt er, sind Ihre Ansprüche Masseverbindlichkeiten (§ 55 Abs. 1 Nr. 2 InsO).

Der Verwalter lehnt ab

Dann können Sie Forderungen wegen der Nichterfüllung nur als Insolvenzgläubiger geltend machen (§ 103 Abs. 2, § 38 InsO). Sie melden sie schriftlich beim Insolvenzverwalter an, mit Grund und Betrag und mit Kopien der Unterlagen (§ 174 InsO). Wie viel zurückfließt, hängt von der Insolvenzmasse ab.

Praktisch heißt das: Bewahren Sie Vertrag, AGB und Zahlungsbelege auf, Sie brauchen sie für jede Rückforderung und jede Anmeldung. Fragen Sie schriftlich und mit Frist nach, ob Ihre Tagung stattfindet, bevor eine weitere Anzahlung fällig wird. Und legen Sie parallel eine Option bei einem Ersatzhaus an, denn Tagungsräume für einen festen Termin sind schnell vergeben. Wir holen Ersatzangebote für Ihren Termin ein, für Sie kostenlos.

Gesetzestexte abgerufen am 24.10.2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Bei einem konkreten Fall hilft eine Anwältin oder ein Anwalt.

Checkliste vor der Bestätigung

1. Quote und Frist
   Quote und Meldefrist für weniger Teilnehmende schriftlich festhalten, etwa 5 bis 10 % bei Meldung bis 5 Werktage vorher. 5 % und 5 Werktage sind die häufigsten Werte der Stichprobe, 10 % ist die freundlichere Quote.
2. Mindestumsatz und Mindestteilnehmerzahl erfragen: Was passiert, wenn Sie darunter bleiben?
3. Basis klären
   Basis der Stornostaffel klären: Gesamtumsatz, nur Pauschale, oder Pauschale plus Übernachtung und Raummiete? Ohne diese Antwort sind Prozentwerte nicht vergleichbar.
4. Positionen einzeln verlangen: Zimmer, Pauschale, Technik, Getränke, Service, Mindestumsatz, nicht nur eine Summe auf der ersten Seite und den Rest im Kleingedruckten.
5. Bei Zimmern einen Freianteil erfragen, etwa einen Teil der Zimmer bis 30 Tage vorher kostenfrei.
6. Vor Zusage rechnen
   Option statt fester Buchung, solange die interne Freigabe unsicher ist. Mehr dazu: Option oder Buchung.
7. Gesamtkosten und Absage in Euro vor der Unterschrift durchrechnen, mit Was kostet eine Tagung? oder mit dem Angebots-Check.

So ist die Auswertung entstanden

4 Zeitpunkte35, 20, 10 und 1 Tag vor Anreise

Wir haben öffentlich abrufbare Tagungs- und Veranstaltungs-AGB deutscher Hotels und Tagungshäuser gesammelt, als Webseite oder PDF, die Klauseln zu Storno, Teilnehmerreduktion, Mindestumsatz und Preisanpassung herausgeschrieben und in eine Tabelle übertragen. Die Stornosätze stehen für vier feste Zeitpunkte, 35, 20, 10 und 1 Tag vor Anreise. Formulierungen wie „bis 4 Wochen“ zählen als 28 Tage, plus oder minus einen Tag. Werktage haben wir nicht in Kalendertage umgerechnet. Median und mittlere Hälfte (25. bis 75. Perzentil, linear interpoliert) sind über die vorhandenen Werte gerechnet, fehlende Werte zählen nicht mit.

16–30Personen: gezeigte Gruppengröße bei Dorint

Sonderfälle: Dorint staffelt nach Gruppengröße, gezeigt sind die Werte für 16 bis 30 Personen und beim 1-Tag-Wert für 20 Personen. Stift Urach und die Tagungshäuser des Erzbistums Köln staffeln ebenfalls nach Gruppengröße, gezeigt sind 10 bis 49 und bis 50 Personen. Bei Köln ist die Tabelle für spätere Stufen im PDF-Text nicht eindeutig lesbar, deshalb „–“. Lindner regelt Storno und Reduktion über den Übernachtungspreis.

30/50/70/90 %MarC5: Staffel für andere Buchungen als die Tagungspauschale

Bei MarC5 zeigen wir die Sätze für die Tagungspauschale, für andere Buchungen gilt dort 30/50/70/90 %. Schindelbruch rechnet die Raummiete zusätzlich zu den Prozentsätzen voll ab. Nicht aufgenommen haben wir ein Veranstaltungs-PDF, in dem das Hotel nicht erkennbar ist, und die Bedingungen eines Seminaranbieters, die Seminaranmeldungen regeln.

Die Stichprobe ist klein und gemischt: Süddeutschland, NRW, Norddeutschland, Sachsen, Ketten und Einzelhäuser. Sie ersetzt keine Rechtsprüfung Ihres Vertrags. Das Rechenbeispiel nutzt die durchschnittliche Tagungspauschale von 75 € aus dem MICE-Report 2026 von eventinc.

Quellen und Stand

75 €Beispielpauschale aus dem MICE-Report 2026

Geprüft am 24. Oktober 2026.

Die 31 AGB sind in der Tabelle Teilnehmerzahl reduzieren verlinkt, jeweils mit dem Stand des Dokuments. Die durchschnittliche Tagungspauschale von 75 € stammt aus dem MICE-Report 2026 von eventinc.

Allgemeine Information, sorgfältig recherchiert, ohne Gewähr. Keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich ist immer Ihr Angebot und Vertrag.