Was kostet eine Tagung?

Warum der Bruttobetrag nicht Ihr Budget ist

Eine Tagung mischt zwei Steuersätze. Übernachtung und Speisen tragen 7 % Mehrwertsteuer, Raum, Technik und Getränke 19 %. In der Mittelklasse-Schätzung oben entfallen 75 % des Bruttobetrags auf Leistungen zu 7 % und 25 % auf Leistungen zu 19 %.

Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, zählt der Nettobetrag plus City Tax. Die City Tax trägt keine Umsatzsteuer und lässt sich nicht abziehen. Wie Hotels die Pauschale aufteilen, steht unter Umsatzsteuer in der Tagungspauschale.

7 % auf Speisen: wer gibt es weiter?

Seit dem 1. Januar 2026 tragen Speisen in Restaurant und Catering 7 % statt 19 % Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Getränke bleiben bei 19 %. Billiger wird die Tagung dadurch nicht automatisch: Laut Pressemitteilung zum MICE-Report 2026 von eventinc geben nur 25 % der befragten Tagungshotels und Locations die Senkung ganz oder teilweise an ihre Kunden weiter. 42 % nutzen sie, um gestiegene Kosten auszugleichen. Befragt wurden knapp 270 Fachleute aus Unternehmen, Tagungshotels und Eventlocations (Pressemitteilung vom 19. März 2026).

25 %geben die Steuersenkung ganz oder teilweise weiter

Was das heißt, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen die Vorsteuer abzieht. Ein Mittagessen für 30,00 € brutto entsprach 2025 netto 25,21 €. Bleibt der Bruttopreis 2026 gleich, sind es netto 28,04 €, also 2,83 € mehr. Mit Vorsteuerabzug zahlen Sie dann rund 11 % mehr für dieselben Speisen. Ohne Vorsteuerabzug, etwa als Verein, ändert sich für Sie nichts.

2,83 €mehr netto bei unverändertem Bruttopreis im Beispiel

Fragen Sie deshalb nach dem Nettopreis und nach dem Speisenanteil der Pauschale, und legen Sie, wenn vorhanden, das Angebot aus 2025 daneben. Der kostenlose Angebots-Schnellcheck setzt die Frage nach der Weitergabe automatisch in Ihren Fragenbrief an das Hotel.

Die Zahlen hinter dem Durchschnitt

Die belastbarste öffentliche Quelle für Tagungspreise ist der jährliche MICE-Report des Buchungsportals eventinc. Er wertet die dort angefragten und gebuchten Veranstaltungen aus. Das ist eine Stichprobe und kein amtlicher Wert, passt aber zu dem, was Hotels veröffentlichen.

Quelle: eventinc, MICE-Report 2026 (Tagungen 2025). 37 % der Unternehmen buchten eine Übernachtung, 24 % zwei, 10 % drei oder mehr.

75 €Tagungspauschale pro Person und Tag, Durchschnitt 2025

Zur Spannweite: Ein Berliner Tagungshotel veröffentlicht für 2026 Pauschalen ab 64 bis ab 115 € pro Person inklusive Umsatzsteuer, je nach Leistungsumfang (Tagungsmappe von visitBerlin). Der Markt ist gut ausgelastet: 2025 fanden in Deutschland rund 2,02 Millionen Präsenzveranstaltungen statt, 87 % der Veranstalter sehen 2026 positiv (Meeting- & EventBarometer). Beliebte Termine sind deshalb früh weg.

Kosten, die in keiner Pauschale stehen

Zwei Angebote mit 189 und 205 € pro Person sagen wenig, solange nicht klar ist, was jeweils dazukommt. Diese Posten fehlen am häufigsten:

Wenn die Tagung ausfällt

20Tage vor Anreise: vorausgefüllter Absagezeitpunkt

Dieselbe Mittelklasse-Tagung für 6.761 €, abgesagt zu verschiedenen Zeitpunkten. Die Sätze sind der Median aus 31 öffentlichen Tagungs-AGB, bezogen auf den Bruttobetrag ohne City Tax. Ihr Hotel kann deutlich abweichen.

• mehr als 35 Tage vorher, 0 %0 €
• 35 bis 21 Tage vorher, 50 %3.381 €
• 20 bis 11 Tage vorher, 75 %5.071 €
• 10 bis 2 Tage vorher, 80 %5.409 €
• ab 1 Tag vorher, 85 %5.747 €

Zwischen fünf und drei Wochen vor Anreise springt der Satz. Wer intern noch unsicher ist, legt die Entscheidung vor diese Schwelle oder lässt die Option verlängern. Die 31 Staffeln im Vergleich stehen unter Vertrag & Storno. Dort können Sie auch Ihre eigene Staffel einordnen und den Fehlbetrag bei weniger Teilnehmenden rechnen.

Mit Übernachtung: Zimmer, Pflichtprogramm und der 110-€-Freibetrag

Sobald eine Nacht dazukommt, entscheidet nicht nur der Zimmerpreis über das Budget. In Foren und Erfahrungsberichten, die wir ausgewertet haben, kommen drei Konflikte immer wieder vor. Alle drei lassen sich vor der Anfrage klären.

Einzel- oder Doppelzimmer

Der Schätzer rechnet mit einem Einzelzimmer pro Person. Doppelzimmer sparen Zimmer, kosten aber Vertrauen: Teilnehmende berichten von gemischter Belegung, von Zimmerlisten, die erst an der Rezeption verlesen wurden, und von Kollegen, die lieber nach Hause fahren als zu teilen. Wenn Sie teilen lassen, dann nur gleichgeschlechtlich, mit zwei getrennten Betten, vorher angekündigt und mit der Möglichkeit, ein Einzelzimmer zu bekommen.

Pflicht oder freiwillig

Ob Abendprogramm und Übernachtung Pflicht sind und wie sie als Arbeitszeit zählen, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Klären Sie das mit HR oder Betriebsrat, bevor die Einladung rausgeht, und schreiben Sie hinein, welche Programmteile verpflichtend sind. Für Azubi-Gruppen mit unter 18-Jährigen prüfen Sie zusätzlich Arbeitszeit, Pausen und Nachtruhe im Tagesplan.

Wer übernachtet wirklich

Bei Offsites fährt oft ein Teil der Gruppe nach dem Abendessen heim und kommt zum Frühstück wieder. Fragen Sie die Übernachtung mit der Einladung ab und vereinbaren Sie ein Abrufkontingent mit Frist statt fester Zimmer.

Wie sich ein Abrufkontingent von festen Zimmern unterscheidet und welche Fristen üblich sind, steht im Abschnitt Zimmerkontingent des Artikels Option oder Buchung.

110 €Freibetrag je teilnehmendem Arbeitnehmer

Teamevent mit Übernachtung: was in die 110 € fällt

Ist das Treffen eine Betriebsveranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter, etwa ein Betriebsausflug oder eine Weihnachtsfeier, gilt der Freibetrag von 110 € je teilnehmendem Arbeitnehmer einschließlich Umsatzsteuer, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr; der Anteil einer Begleitperson wird ihm zugerechnet. Laut BMF-Schreiben zählen übernommene Übernachtungs- und Fahrtkosten dazu. Die Gesamtkosten werden auf alle Anwesenden verteilt, Begleitpersonen inklusive. Bei einem zweitägigen Betriebsausflug gehört die Hotelnacht also in die 110 €. Reisen Kolleginnen und Kollegen von anderen Standorten erst zum Treffpunkt, sind diese Anreise und eine Übernachtung dafür Reisekosten.

144 €Weihnachtsfeier pro Person, Durchschnitt 2025

Eine betriebliche Weihnachtsfeier kostete 2025 im Schnitt 144 € pro Person, schon ohne Hotelnacht mehr als der Freibetrag. Eine reine Arbeitstagung ist keine Betriebsveranstaltung und wird nach den allgemeinen Regeln beurteilt. Wie Ihr Treffen einzuordnen ist, klärt Ihre Lohnbuchhaltung.

Ob Ihre Feier in den 110 € bleibt und was darüber kostet, rechnet der Rechner für Weihnachtsfeier und Betriebsveranstaltung mit Begleitpersonen und Pauschalsteuer.

Budget planen in fünf Schritten

1. 1Rahmen festlegen: Personen, Tage, Nächte, Ort. Der Schätzer oben gibt Ihnen drei Summen.
2. 2Puffer einplanen: 10 bis 15 % für Abendgetränke, Technik und Nachmeldungen.
3. 3Netto denken: Ist Ihr Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, zählt für das Budget der Nettobetrag plus City Tax. Warum die Pauschale zwei Steuersätze hat
4. 4Angebote auf dieselbe Basis bringen: gleiche Gruppengröße, gleiche Leistungen, gleiche Annahmen für den Abend. Tagungsangebot nachrechnen
5. 5Risiko einpreisen: Was kostet es, wenn die Tagung drei Wochen vorher kippt? Ein etwas teureres Angebot mit milderer Stornostaffel kann am Ende günstiger sein. Staffel einordnen

So rechnet der Schätzer

Der Schätzer nutzt dieselbe Rechnung wie Tagungsangebot nachrechnen. Alle Preise sind netto je Person. Die Pauschale zählt zu 60 % als Speisen mit 7 %, der Rest mit 19 %. Übernachtung 7 %, Abendessen 7 %, Getränke 19 %. Ein Einzelzimmer pro Person. Die Mittelklasse ist auf die Durchschnitte 2025 kalibriert (75 € und 126 € brutto), einfach und gehoben sind unsere Annahmen aus veröffentlichten Hotelpreisen.

Stornostaffel: Median aus 31 Tagungs-AGB, 50 % ab 35 Tagen vor Anreise, 75 % ab 20 Tagen vor Anreise, 80 % ab 10 Tagen vor Anreise, 85 % ab 1 Tag vor Anreise, bezogen auf den Bruttobetrag ohne City Tax.

Quellen und Stand

14. Oktober 2026Stand der geprüften Quellen

Geprüft am 14. Oktober 2026.

• eventinc: MICE-Report 2026 und Pressemitteilung (Weitergabe der 7 % auf Speisen)
• Umsatzsteuergesetz: § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG (7 % auf Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen)
• visitBerlin Convention Office: Tagungsmappe 2026 (Hotelbeispiel)
• Landhotel Neunburg: Tagungs-AGB

• 31öffentliche Tagungs-AGB in der Auswertung

• BMF: Lohnsteuer-Handbuch 2026, Anhang 11a (Betriebsveranstaltungen)
• GCB: Meeting- & EventBarometer 2025/2026
• 31 Tagungs-AGB: Auswertung unter Vertrag & Storno

Allgemeine Information, sorgfältig recherchiert, ohne Gewähr. Keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich ist immer Ihr Angebot und Vertrag.