So läuft Ihre Anfrage ab
Kurz gesagt: Sie beschreiben die Tagung, wir fragen bis zu sechs Hotels an, die Hotels haben zwei Werktage Zeit, und den Vergleich haben Sie etwa am dritten Werktag im Postfach. Welches Hotel es wird, entscheiden Sie, und den Vertrag machen Sie direkt mit dem Hotel. Das gilt für Firmentagungen bis 50 Personen in Deutschland und kostet Sie nichts.
- Hotels
- bis zu sechs
- Antwortfrist der Hotels
- zwei Werktage
- Vergleich
- etwa am dritten Werktag
Tagung beschreiben Zum Fahrplan
Ein Angebot liegt schon vor? Der Angebots-Check prüft es samt AGB für 49 €.
Geprüft am Quellen und Stand
Der Fahrplan einer Anfrage
Wer wann etwas tut, gerechnet in Werktagen ab Ihrer vollständigen Anfrage, alles per E-Mail und mit einer Statusseite, auf der Sie den Stand jederzeit sehen.
Vier Schritte bleiben bei Ihnen, und einer davon fällt weg, wenn Ihre Beschreibung vollständig ist.
| Wann | SieWirHotels | Was passiert |
|---|---|---|
| Tag 0 | Sie Tagung beschreiben Im Formular fragen wir nur, was die Hotels wissen müssen (ein ungefährer Termin reicht). Das dauert etwa fünf Minuten. Am Ende sehen Sie sofort Ihre Referenznummer. | |
| bis Werktag 1 | MICE Kontor Rückmeldung per Mail Sie bekommen eine Mail mit dem Link zu Ihrer Statusseite. Fehlt etwas Wichtiges? Dann stellen wir höchstens drei Rückfragen. | |
| nur bei Rückfragen | Sie Kurz antworten Eine Antwort auf unsere Mail genügt, und wenn sie im Alltag untergeht, erinnern wir Sie nach zwei Werktagen noch einmal daran. | |
| Werktag 1 | MICE Kontor Bis zu sechs Hotels anfragen Wir suchen Hotels, die von Größe und Lage her passen. Alle bekommen dieselbe Anfrage mit derselben Frist: zwei Werktage bis 20 Uhr. | |
| Werktag 1 bis 3 | Hotels Angebote oder Absagen Die Hotels schicken ihr Angebot. Oder sie sagen ab, weil der Termin schon vergeben ist (das kommt öfter vor, als man denkt). | |
| 24 Stunden vor Fristende | MICE Kontor Nachfassen Wer bis dahin nicht geantwortet hat, bekommt eine Erinnerung von uns, und wo in einem Angebot etwas fehlt (oft ist es die City Tax), fragen wir beim Hotel nach. | |
| etwa Werktag 3 | MICE Kontor Preisvergleich Der Vergleich kommt per Mail und steht auf der Statusseite. Jedes Angebot steht dort als Gesamtpreis brutto mit City Tax und als Preis pro Person. Dazu kommen Optionsfrist und Stornostaffel und ein, zwei Sätze von uns zu jedem Hotel. Auch die Hotels ohne Angebot stehen drin, damit Sie sehen, wer gefragt wurde. | |
| wann Sie möchten | Sie Hotel wählen Sie antworten einfach mit dem Namen des Hotels. Bis dahin ist nichts gebucht. Läuft eine Option bald ab, erinnern wir drei Tage vorher. | |
| nach Ihrer Wahl | MICE Kontor Weitergabe und Absagen Erst wenn Ihr Hotel uns die Provision schriftlich bestätigt hat, bekommt es Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten. Die anderen Hotels bekommen von uns eine kurze Absage. | |
| nach Ihrer Wahl | Sie Vertrag mit dem Hotel Das Hotel schickt Ihnen den Vertrag. Sie unterschreiben beim Hotel und nicht bei uns. Ist nach drei Werktagen noch kein Vertrag da, fragen wir nach. | |
| bis zur Tagung | MICE Kontor Erinnerungen Wir schreiben Ihnen sieben Tage vor der Abruffrist. Und sieben Tage vor jeder Stornostufe, mit dem Betrag in Euro, den eine Absage ab dann kostet. | |
| nach der Tagung | MICE Kontor Kurze Nachfrage Eine Mail: Wie war es? |
Was die Hotels von Ihnen erfahren
Viele fragen uns, was genau bei den Hotels ankommt. Alle Hotels bekommen dieselbe Mail, und die sieht so aus:
Betreff: Tagungsanfrage [MICE-AB12-H3] 18 Pers., 11.–12.03.2027
Guten Tag Frau Berger,
für einen Unternehmenskunden (Softwareentwicklung, rund 40 Mitarbeitende) suchen wir ein Tagungshotel:
- Termin
- Do. 11. bis Fr. 12.03.2027
- Teilnehmer
- 18
- Zimmer
- 18 Einzelzimmer, 1 Nacht
- Tagung
- 1 Raum, Parlament, Beamer, 2 Flipcharts
- Verpflegung
- Tagungspauschale, Abendessen am ersten Tag
Beispiel mit erfundenen Werten, gekürzt
Bitte antworten Sie bis Montag, 20 Uhr, direkt auf diese E-Mail, gern in diesem Format oder als PDF im Anhang: Verfügbarkeit, Zimmerpreis, Tagungspauschale und Inhalt, Raummiete, Abendessen, City Tax.
Option bis: … Stornobedingungen: … Abruffrist: … Anzahlung: …
[Absatz zur Vermittlungsprovision, die das Hotel nach der Tagung zahlt]
Firmenname und Kontaktdaten des Kunden geben wir erst weiter, wenn der Kunde Ihr Haus gewählt hat und Sie die Provision schriftlich bestätigt haben.
Kontaktdaten erst nach Ihrer Wahl
Vor Ihrer Wahl, alle angefragten Hotels
- Termin, Personen, Zimmer, Raum und Verpflegung
- Region oder Ort
- eine anonyme Beschreibung Ihrer Firma, etwa Branche und ungefähre Größe
Nach Ihrer Wahl, nur das gewählte Hotel
- Ihren Firmennamen
- Ihren Namen
- Ihre E-Mail-Adresse
- Ihre Telefonnummer, wenn Sie eine angegeben haben
Die zweite Liste geht erst raus, wenn das gewählte Hotel uns die Provision schriftlich bestätigt hat. Tut es das nicht, bekommt es von uns nichts, und Sie erhalten stattdessen die Kontaktdaten des Hotels und buchen dort direkt.
12 Monatespätestens nach dem letzten Kontakt: Löschung ohne Buchung
Ihre Anfrage geht nur an die Hotels, die wir für Sie anfragen, an niemanden sonst. Anfragen ohne Buchung löschen wir spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Wer früher gelöscht werden will, schreibt uns kurz. Mehr dazu steht in der Datenschutzerklärung.
Option, Buchung, keine Antwort
Ein Angebot mit Option heißt: Das Hotel hält den Raum und die Zimmer bis zu einem Datum für Sie frei. Das ist noch keine Buchung, und es kostet nichts. Wenn die Option abläuft und Sie bis dahin nicht zugesagt haben, darf das Hotel den Termin an jemand anderen geben, und darum schreiben wir Ihnen drei Tage vorher.
3 Tagevor Ablauf der Option erinnern wir Sie
Fest gebucht ist erst, wenn Sie den Vertrag mit dem Hotel unterschreiben. Ab dann gilt die Stornostaffel aus dem Vertrag, also ab wann eine Absage wie viel kostet, und vor jeder Stufe schreiben wir Ihnen den Betrag in Euro.
Und wenn Sie sich nach dem Vergleich gar nicht melden? Dann fragen wir nach drei und nach sieben Werktagen noch einmal, und nach 14 Werktagen sagen wir den Hotels ab, damit dort keiner mehr auf Sie wartet. Option oder Buchung: was wann bindet
Wer bezahlt uns?
- Sie
- nichtsAnfrage und Vergleich
- Hotel
- nach der Tagungnur bei Buchung
- Ihr Preis
- ohne Aufschlagwie vom Hotel angeboten
Ob ein Hotel die Provision grundsätzlich in seine Preise einrechnet, sehen wir von außen nicht. Wenn Sie das wissen wollen, fragen Sie bei einem der Hotels selbst an und legen das Angebot neben unseren Vergleich.
Was wir nicht tun
Keine Verkaufsanrufe
- Wir sind kein Reisebüro und kein Veranstalter, Ihr Vertrag kommt direkt mit dem Hotel zustande.
- Wir unterschreiben nichts für Sie, wir buchen nichts für Sie und wir stornieren nichts für Sie.
- Wir sind keine Anwälte und keine Steuerberater. Fragen zum Vertrag klären Sie mit dem Hotel, und wenn Sie wollen, helfen wir Ihnen bei der Mail an das Hotel.
- Verkaufsanrufe gibt es nicht.
Passt Ihre Tagung?
- Ja
- Workshops, Klausuren, Team- und Strategietage bis 50 Personen in Deutschland, meist mit einer Übernachtung.
- Nein
- Gruppen über 50 Personen, Messen, Incentive-Reisen ins Ausland und private Feiern.
Sie haben schon ein Angebot?
49 €Angebots-Check samt AGB
Dann brauchen Sie vielleicht keine neue Anfrage.
Oft reicht es, das Angebot nachzurechnen. Der Schnellcheck macht das kostenlos: Sie tippen die Zahlen ab und sehen den Gesamtpreis und die Stornokosten in Euro. Beim Angebots-Check für 49 € lesen wir Ihr PDF samt AGB selbst. Sie bekommen am nächsten Werktag einen Bericht und eine fertige Mail an das Hotel, mit der Sie nachverhandeln können. Und wenn Sie danach doch Vergleichsangebote wollen, ist das Formular immer noch da.
Häufige Fragen
Per E-Mail
Was kostet mich das?
Für Sie ist der Service kostenlos, weil das Hotel, bei dem Sie buchen, uns nach der Tagung eine Vermittlungsprovision zahlt. Ohne Buchung zahlt niemand etwas.
Wie schnell bekomme ich Angebote?
Unsere erste Rückmeldung kommt innerhalb eines Werktags. Die Hotels haben dann zwei Werktage Zeit, den Vergleich schicken wir in der Regel etwa am dritten Werktag nach der vollständigen Anfrage. Sagen viele Häuser ab, fragen wir Ersatz an, insgesamt höchstens sechs.
Ruft mich jemand an?
Wir schreiben per E-Mail, die Telefonnummer im Formular ist freiwillig. Hotels melden sich erst, wenn Sie sich für eines entschieden haben, und dann nur das eine.
Kann ich eigene Wunschhotels nennen?
Schreiben Sie die Häuser einfach in die Beschreibung, wir fragen sie mit an, sofern sie zu Termin und Gruppengröße passen.
Wer bearbeitet meine Anfrage?
Anfragen bearbeitet ein digitaler Assistent. Maximilian Stroh prüft alle verbindlichen Schritte, zum Beispiel bevor Ihre Kontaktdaten an das gewählte Hotel gehen.
Was, wenn mir keines der Angebote passt?
Dann ist nichts gebucht und nichts zu zahlen. Ein kurzes „passt nicht“ hilft uns, aber auch ohne Antwort sagen wir den Hotels nach 14 Werktagen ab und schließen die Anfrage.
Quellen und Stand
Angebot und Hotelvertrag zählen
Geprüft am .
Tagungskosten · Vertrag und Storno · Angebots-Check.
Die verlinkten Grundlagen erläutern die Angaben dieser Seite; maßgeblich bleiben das konkrete Angebot und der Vertrag mit dem Hotel.
Fünf Minuten Formular, danach kommt alles per Mail
- Formular
- etwa fünf Minuten
- Gruppengröße
- bis 50 Personen
- Für Sie
- kostenlos
Für Sie kostenlos. Verbindlich wird es erst, wenn Sie einem Haus direkt zusagen; das Haus, bei dem Sie buchen, zahlt uns eine Vermittlungsprovision.
