Pharma-Tagung in Rhein-Neckar: Was muss das Haus belegen?
Sie vergleichen Häuser für eine Pharmafortbildung. Halten Sie je Angebot fest, welche Unterlagen Sie geprüft haben und welche Fragen noch an Ihre Compliance gehen. Die Kodexstelle steht direkt daneben.
Zur Checkliste je HausGeprüft am Quellen und Stand
Unterlagen je Haus durchgehen
Ein Haken bedeutet: Unterlagen zu diesem Punkt geprüft. Er bedeutet keine Zustimmung zum Angebot. Notieren Sie Auffälligkeiten und legen Sie Angebot, Programm und Belege Ihrer Unternehmens-Compliance zur Entscheidung vor.
Noch keine Unterlagen als geprüft markiert. Die Freigabe bleibt bei Ihrer Unternehmens-Compliance.
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Was der Kodex zur Auswahl sagt
„Die Auswahl des Tagungsortes und der Tagungsstätte für interne Fortbildungsveranstaltungen sowie die Einladung von HCP hierzu hat allein nach sachlichen Gesichtspunkten zu erfolgen. Ein solcher Grund ist beispielsweise nicht der Freizeitwert des Tagungsortes.“
„Die Unternehmen sollen ferner Tagungsstätten vermeiden, die für ihren Unterhaltungswert bekannt sind oder als extravagant gelten.“
Die FSA-Hinweisseite konkretisiert die Auswahl
„Entsprechend sind Tagungsstätten und -orte unzulässig, die entscheidend durch einen Erlebnis-/Unterhaltungscharakter oder Freizeitwert geprägt sind.“
Die FSA-Hinweisseite erläutert die Leitlinien als „Safe Harbor“: Sind die Kriterien der Ziffern 12 und 12a eingehalten, steht die Auswahl in der Regel im Einklang mit dem Kodex. Maßgeblich ist die Sicht der breiten Öffentlichkeit. Daraus folgt keine pauschale Freigabe eines Hauses oder einer Stadt.
Quelle: FSA: Tagungsstätte / Tagungsort · Stand 24. Oktober 2026
Welche Beteiligung planen Sie?
- Eigene Fortbildung
- § 20 Abs. 2–3: Wissenschaftlicher Charakter im Vordergrund; angemessene Bewirtung möglich; Freizeitprogramme weder finanzieren noch organisieren. § 20 Abs. 2–3
- Einladung zur externen Fortbildung
- § 20 Abs. 4: Angemessener Kostenbeitrag; Bewirtungskosten der Teilnehmenden dürfen nicht übernommen werden. Unterhaltung darf über Teilnahmegebühren weder direkt noch indirekt unterstützt werden. § 20 Abs. 4
- Unterstützung des externen Veranstalters
- § 20 Abs. 5: Unterstützung in angemessenem Umfang; Unterhaltung weder unterstützen noch organisieren. Für Stätte, Ort und Bewirtung gelten die Vorgaben für interne Fortbildungen entsprechend. § 20 Abs. 5
Die Kriterien hinter der Checkliste
Kategorie, Wellness, Golf: das Gesamtbild zählt
Leitlinie 12.1 nennt für Hotels als Tagungsstätte vier Sterne oder niedriger und verlangt zusätzlich sachliche Auswahlgründe sowie fehlende entscheidend prägende Anreizwirkung. Sie nennt unter anderem Erlebnis- und Erholungscharakter, prunkvolle Ausstattung sowie Angebote jenseits des typischen Business-Konferenzhotel-Standards, etwa großzügigen Wellnessbereich oder Golfplatz. Die Kategorie allein beantwortet die Auswahlfrage deshalb nicht.
Quelle: FSA-Leitlinien 12.1–12.2
Tagungsort: Lage, Infrastruktur und Termin
Leitlinie 12a.1 betrachtet die touristische Prägung der Infrastruktur, übliche wissenschaftliche Veranstaltungs- und Übernachtungsangebote und eine sehr gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz. Auch besondere Erlebnismöglichkeiten am Veranstaltungstermin können eine Anreizwirkung auslösen. Prüfen Sie deshalb den konkreten Ort beziehungsweise gegebenenfalls den abgrenzbaren Ortsteil und den Termin.
Die Leitlinie nennt für den Tagungsort außerdem den regelmäßigen Entfall der Anreizwirkung, wenn die einfache Fahrtstrecke der Teilnehmenden höchstens 50 Kilometer beträgt. Die FSA-Hinweisseite stellt klar: Diese Regelung gilt nicht entsprechend für die Auswahl der Tagungsstätte.
Quellen: FSA-Leitlinie 12a; FSA: Tagungsstätte / Tagungsort
Unterbringung gesondert betrachten
§ 20 Abs. 2 nennt notwendige Übernachtungskosten und den eindeutig im Vordergrund stehenden wissenschaftlichen Charakter. Für die Angemessenheit der Unterbringung beschreibt Leitlinie 11.6 ein Business-Konferenzhotel ohne außergewöhnliche Wellnessangebote und ohne erhöhten Erlebnis- oder Erholungscharakter. Fünf-Sterne-Hotels scheiden dort nicht von vornherein aus, wenn der Business-Charakter im Vordergrund steht und besondere Luxusmerkmale fehlen. Diese Aussage zur Unterbringung ersetzt nicht die Kriterien für die Tagungsstätte.
Quellen: FSA-Kodex § 20 Abs. 2; FSA-Leitlinie 11.6
Bewirtung und Rahmenprogramm
„Unterhaltungs- und Freizeitprogramme (z.B. Theater, Konzert, Sportveranstaltungen) der Teilnehmer dürfen weder finanziert noch organisiert werden.“
§ 22 Abs. 1 verlangt bei zulässiger Bewirtung einen angemessenen und sozialadäquaten Rahmen. § 20 Abs. 3 verlangt, dass der Kostenbeitrag gegenüber dem wissenschaftlichen Zweck der internen Veranstaltung von untergeordneter Bedeutung bleibt. Bei externer Fortbildung kommt es darauf an, ob Ihr Unternehmen Teilnehmende einlädt oder den Veranstalter unterstützt. Lassen Sie die Leistungen im Angebot getrennt ausweisen, damit Ihre Compliance die passende Vorschrift anwenden kann.
Quelle: FSA-Kodex § 20 Abs. 2, 4–5 und § 22 · Stand 24. Oktober 2026
So bitten Sie um ein prüfbares Hotelangebot
Die folgenden Fragen sind unsere Planungshilfe, keine wörtlichen Vorgaben des FSA. Übernehmen Sie sie in Ihre Anfrage und ergänzen Sie die Vorgaben Ihres Unternehmens.
Bitte bieten Sie unsere wissenschaftliche Fortbildung in Rhein-Neckar mit getrennten Positionen für Tagungsraum, Technik, Speisen, Getränke, Zimmer und Frühstück an. Bitte fügen Sie die aktuelle Klassifizierung, Grundrisse, Bestuhlungs- und Technikangaben sowie Bilder und Links zum öffentlichen Auftritt bei. Beschreiben Sie die genaue Lage und ÖPNV-Anbindung. Bitte weisen Sie sämtliche enthaltenen Freizeit-, Wellness- oder sonstigen Zusatzleistungen ausdrücklich aus. Wir benötigen außerdem die zeitliche Zuordnung der Leistungen zu unserem Fachprogramm. Die interne Prüfung und Freigabe erfolgen durch unsere Unternehmens-Compliance.
Ergänzen Sie Datum, Teilnehmerkreis, Einzugsgebiet, Ablauf und Übernachtungsbedarf. Fordern Sie bei Pauschalen die enthaltenen Einzelbestandteile an; geben Sie dem Haus die von Ihrer Compliance bestätigten Budgetvorgaben mit.
Quellen und Stand
Heute abgerufen: 24. Oktober 2026. Verwendet werden der auf der FSA-Übersicht verlinkte Kodex Fachkreise 2024, die Vorstandsleitlinien mit Stand 12.12.2022 und die aktuelle FSA-Hinweisseite.
- FSA: Kodizes auf einen BlickAktuell verlinkte Dokumentfassungen.
- FSA-Kodex Fachkreise 2024 (PDF)§ 20, S. 35–37; § 22, S. 38.
- FSA-Vorstandsleitlinien (PDF)Stand 12.12.2022; Ziffern 11.6, 12, 12a, 13 und 14.
- FSA: Tagungsstätte / TagungsortAktuelle Hinweise und Konkretisierungen, einschließlich Entscheidungen bis 2026.
- FSA: Wer wir sindGeltungsbereich für FSA-Mitgliedsunternehmen.
- AKG: Selbstkontrolle und VerhaltenskodizesEigenes Regelwerk; hier keine AKG-Auslegung.
- BioRN: Innovationspartnerschaft Heidelberg–Mainz27. April 2026; regionaler Biotech-Kontext.
Für wen gilt der FSA-Kodex?
Der FSA-Kodex Fachkreise enthält verbindliche Vorgaben für die Zusammenarbeit der FSA-Mitgliedsunternehmen mit HCP und HCO. Er ist kein allgemeines Hotelsiegel. Klären Sie zuerst mit Ihrer Unternehmens-Compliance, welches Regelwerk für Ihre Veranstaltung gilt; das gilt auch bei Medtech-Veranstaltungen.
Quelle: FSA: Wer wir sind
Der AKG ist eine weitere Organisation der freiwilligen Selbstkontrolle mit eigenen Verhaltenskodizes. Diese Checkliste behandelt die hier verlinkten FSA-Texte.
Quelle: AKG: Selbstkontrolle und Verhaltenskodizes
Diese Seite gibt die verlinkten Kodextexte und Leitlinien wieder und bietet eine Unterlagenhilfe. Sie ist keine Rechtsberatung und erteilt keine Compliance-Freigabe. Über die Auswahl entscheidet Ihre Unternehmens-Compliance.
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