§ 40 BetrVG regelt die Kostentragung des Arbeitgebers. Eine Hotelklausur ist damit nicht automatisch bezahlt. Berechnen Sie Ihren Kostenrahmen und bereiten Sie Beschluss, Begründung und Hotelanfrage vor.
Rechenbeispiel: 9 Personen, 2 Tage, 1 Nacht2.700,00 €Frei gewählte Werte, keine Hotelpreisauskunft. Rechenweg und eigene Werte
Allgemeine Information und Planungshilfe, keine Rechtsberatung. Eine Kostenzusage oder die Erforderlichkeit Ihrer Klausur prüft diese Seite nicht.
Mitglieder im Beispiel
9
Tagungstage
2
Nacht je Person
1
Klausur-Kostenrahmen für den Arbeitgeber
Die Startwerte sind frei gewählte Rechenannahmen, keine Hotelpreise oder Angebote. Stand Oktober 2026. Gerechnet wird mit einem Einzelzimmer je Person. Tragen Sie durchgehend Bruttobeträge aus vergleichbaren Angeboten ein; Tage und Nächte werden getrennt gezählt.
Eigene arithmetische Rechnung; frei gewählte Angebotseingaben · Stand Oktober 2026
Ihre eingegebenen Gesamtkosten
300,00 € je Person
Tagung: 9 × 2 Tage × 75 €1.350,00 €
Zimmer: 9 × 1 Nacht × 110 €990,00 €
Reise: 9 × 40 €360,00 €
Weitere Gesamtkosten0,00 €
Der Betrag umfasst nur Ihre Eingaben. Arbeitsentgelt, Freizeitausgleich, zusätzliche Verpflegungserstattungen, Ortstaxen und noch unbekannte Leistungen sind nicht automatisch enthalten. Der Rechner entscheidet weder über Erstattung noch Steuerfreiheit.
Werte für Ihren Kostenrahmen ändern
So verteilt sich das Startbeispiel
Statisches Startbeispiel, keine Marktpreise. Eigene Rechnung, Stand Oktober 2026. Ihre geänderten Werte stehen in der Kostenaufstellung darüber.
Gestellte Mahlzeiten können die Verpflegungspauschale mindern. Die Tagungspauschale und eine zusätzliche Erstattung sind verschiedene Positionen. Mahlzeiten und Kürzung nachlesen
Beschluss, Mitteilung und Angebot vorbereiten
Notieren Sie vor einer verbindlichen Buchung, was das Gremium tatsächlich bearbeiten soll und welche Kosten entstehen. Mit Ihren Angaben erstellen Sie eine Arbeitsnotiz für die weitere interne Prüfung.
Vorbereitung der Betriebsratsklausur – zur internen Prüfung
BR-Beschluss: [Datum und Protokollfundstelle ergänzen]
Tagesordnung und Arbeitsziel: [ergänzen]
Ort und Termin: [ergänzen]
Sachlicher Grund für außerhalb; interne Alternative: [ergänzen]
Mitteilung an Arbeitgeber: [Datum, Empfänger und Sitzungszeit ergänzen]
Kostenvoranschlag und Reisekostenrichtlinie: [beifügen]
Teilnehmerkreis, Verhinderungen und Ersatzmitglieder: [gesondert prüfen]
Moderation/Sachverständige: [Rolle und gegebenenfalls Vereinbarung klären]
Keine rechtlich geprüfte Beschlussvorlage.
Welche Regeln Sie vor der Buchung auseinanderhalten sollten
§ 40BetrVG · Kostentragung des Arbeitgebers; keine automatische Hotelzusage.
„Die durch die Tätigkeit des Betriebsrats entstehenden Kosten trägt der Arbeitgeber.“
Absatz 1 regelt die Kostentragung, Absatz 2 die Bereitstellung von Räumen und Sachmitteln im erforderlichen Umfang. Prüfen Sie deshalb zuerst die konkrete Aufgabe und die nutzbaren Räume im Betrieb. Die BAG-Entscheidungen unten erläutern die Begrenzung auf notwendige, angemessene Kosten; sie behandeln Schulungen.
„Für die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung hat der Arbeitgeber in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Büropersonal zur Verfügung zu stellen.“
§ 37 Abs. 6 betrifft Veranstaltungen, die erforderliche Kenntnisse vermitteln. Absatz 7 regelt dagegen als geeignet anerkannte Veranstaltungen: insgesamt drei Wochen je regelmäßiger Amtszeit, unter den dort genannten Voraussetzungen vier Wochen bei erstmaliger Amtsübernahme. Diese Wochenzahl ist kein allgemeines Zeitbudget für Klausuren. Ein Treffen zur Aufgabenverteilung wird durch die Bezeichnung allein nicht zur Schulung.
„Die Absätze 2 und 3 gelten entsprechend für die Teilnahme an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen, soweit diese Kenntnisse vermitteln, die für die Arbeit des Betriebsrats erforderlich sind.“
§ 37 Abs. 2 sieht Arbeitsbefreiung ohne Entgeltminderung vor, soweit die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung sie erfordert. Absatz 3 setzt für den Ausgleich außerhalb der Arbeitszeit betriebsbedingte Gründe voraus und nennt ausdrücklich unterschiedliche Arbeitszeiten der Mitglieder. Der Ausgleich ist vor Ablauf eines Monats zu gewähren; wenn das betriebsbedingt nicht möglich ist, sieht der Text Vergütung wie Mehrarbeit vor. Für Schulungen enthält Absatz 6 eine zusätzliche Begrenzung pro Schulungstag. Reisezeiten rechnen wir hier nicht pauschal als Arbeitszeit: Lassen Sie Hin- und Rückfahrt sowie Schichtfolgen gesondert klären.
„Zum Ausgleich für Betriebsratstätigkeit, die aus betriebsbedingten Gründen außerhalb der Arbeitszeit durchzuführen ist, hat das Betriebsratsmitglied Anspruch auf entsprechende Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts.“
§ 30 nennt die Arbeitszeit als Regelfall, verlangt Rücksicht auf betriebliche Notwendigkeiten und vorherige Verständigung des Arbeitgebers über die Sitzungszeit. Für die Hotelanfrage würden wir einen geschlossenen Raum und die tatsächliche Nutzung durch Ihre Gruppe bestätigen lassen. Das ist eine Anforderung an das Angebot, keine Aussage über ein bestimmtes Haus.
„Die Sitzungen des Betriebsrats sind nicht öffentlich.“
§ 29 Abs. 2 verlangt rechtzeitige Ladung unter Mitteilung der Tagesordnung. § 33 regelt Mehrheit und Beschlussfähigkeit. Wenn Sie während der Klausur formelle Beschlüsse fassen wollen, prüfen Sie diese Anforderungen gesondert. Halten Sie Zweck, Ort, Termin, Teilnehmer und den zugrunde gelegten Kostenrahmen zur Prüfung fest. Ein Hotelangebot ersetzt die Beschlussfassung nicht.
„Die Beschlüsse des Betriebsrats werden, soweit in diesem Gesetz nichts anderes bestimmt ist, mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst.“
Klären Sie den Auftrag einer externen Person, bevor Sie deren Honorar buchen. Wird sie als Sachverständige nach § 80 Abs. 3 hinzugezogen, steht im Gesetz die nähere Vereinbarung mit dem Arbeitgeber und die Erforderlichkeit. Aus der Berufsbezeichnung Moderator allein folgt diese Einordnung nicht. Wir vergleichen auf Wunsch die ausgewiesenen Hotelkosten; den rechtlichen Auftrag lassen Sie gesondert prüfen.
„Der Betriebsrat kann bei der Durchführung seiner Aufgaben nach näherer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber Sachverständige hinzuziehen, soweit dies zur ordnungsgemäßen Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist.“
Drei BAG-Fälle: Was sie belegen und was offen bleibt
Alle drei Entscheidungen betreffen Schulungen und damit bestimmte Sachverhalte. Eine pauschale Regel „Hotelklausur außerhalb des Betriebs ist immer erforderlich“ wird hier nicht behauptet. Für die bekannten LAG-Klausurfälle konnte beim Abruf kein amtlicher Volltext verifiziert werden; deshalb dienen sie hier nicht als Rechtsbeleg.
BAG: Übernachtung wegen winterlicher Straßenverhältnisse
„Er hat darauf bedacht zu sein, die durch seine Tätigkeit verursachten Kosten auf das notwendige Maß zu beschränken.“
Beschluss vom 27. Mai 2015, Az. 7 ABR 26/13. In diesem Schulungsfall hielt die Würdigung stand, dass die tägliche An- und Abreise wegen der konkreten Witterungs- und Straßenverhältnisse unzumutbar war. Das ist keine feste Kilometergrenze und keine allgemeine Übernachtungserlaubnis für Klausuren. Für Ihre Planung würden wir Anreise und Übernachtung als eigene Kostenentscheidung dokumentieren.
„Der Betriebsrat ist verpflichtet, den Arbeitgeber nur mit Kosten zu belasten, die er für angemessen halten darf.“
Beschluss vom 7. Februar 2024, Az. 7 ABR 8/23. Es ging um eine tarifliche Personalvertretung in einem Luftfahrtunternehmen, auf deren Schulung die BetrVG-Regeln Anwendung fanden. Ihr Beurteilungsspielraum umfasste das Schulungsformat; Präsenz durfte im konkreten Fall trotz Mehrkosten gewählt werden. Zugleich erläutert das BAG die Bindung an eine zumutbare allgemeine Reisekostenregelung, wenn die Übernachtungs- und Verpflegungskosten beeinflussbar sind. Das entscheidet nicht über Ihre Klausur.
„Dabei ist das Betriebsratsmitglied grundsätzlich nicht verpflichtet, seinen privaten Pkw einzusetzen.“
Beschluss vom 24. Oktober 2018, Az. 7 ABR 23/17. Bei Schulungsreisen ist grundsätzlich das kostengünstigste zumutbare Verkehrsmittel zu nutzen. Es besteht keine grundsätzliche Pflicht zum Einsatz des eigenen Pkw. Wer ihn bei einer gemeinsamen Reise nutzt, muss sich mit der grundsätzlich zumutbaren Fahrgemeinschaft und möglichen Ausnahmegründen auseinandersetzen. Deshalb würden wir Bahn, Fahrtzeiten und gemeinsame Anreise zusammen betrachten.
Verpflegung: Hotelrechnung und Pauschale getrennt halten
28 €Voller Kalendertag im Inland bei 24 Stunden Abwesenheit; Voraussetzungen und Kürzungen beachten.
§ 3 Nr. 16 EStG begrenzt die steuerfreie Erstattung von Reisekosten außerhalb des öffentlichen Dienstes auf die nach § 9 abziehbaren Aufwendungen. Das regelt Steuerfreiheit, nicht die arbeitsrechtliche Kostenübernahme. Ob Ihre Reise die Voraussetzungen erfüllt, klären Sie mit der zuständigen Abrechnung.
Verpflegungspauschalen und Kürzung im Inland · Stand Oktober 2026
Voraussetzung oder Mahlzeit
Betrag
Voller Kalendertag: 24 Stunden abwesend
28 €
An- und Abreisetag mit auswärtiger Übernachtung
je 14 €
Ohne Übernachtung: mehr als 8 Stunden abwesend
14 €
Gestelltes Frühstück: Kürzung vom vollen Tagessatz
20 % = 5,60 €
Gestelltes Mittag- oder Abendessen: Kürzung je Mahlzeit
40 % = 11,20 €
Inland, Stand Oktober 2026, § 9 Abs. 4a EStG. Die Kürzung für vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellte Mahlzeiten bezieht sich auf den vollen Tagessatz, auch am An- und Abreisetag. Eigene Zahlungen für die Mahlzeit mindern den Kürzungsbetrag. Nicht jede Hotelpauschale enthält dieselben Mahlzeiten: Lassen Sie Frühstück, Mittag- und Abendessen tageweise ausweisen.
„die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.“
Pauschale im geschilderten Mahlzeitenbeispiel: 0 €
Beispiel bei erfüllten Voraussetzungen: zwei Tage mit einer Übernachtung ergeben zunächst je 14 € an beiden Reisetagen. Werden am ersten Tag Mittag- und Abendessen gestellt, sinkt die Pauschale dieses Tages auf 0 €. Bei Frühstück und Mittagessen am zweiten Tag ebenfalls auf 0 €. Die Pauschale wird nicht negativ. Die Hotelrechnung bleibt eine getrennte Position; addieren Sie nicht automatisch weitere 28 € je Person.
Beide Ansichten zeigen 9 Mitglieder. Schematische Sitzordnung, keine Raumkapazitätszusage.
U-Form · 9 Mitglieder im Planungsbeispiel
Unser Planungsvorschlag für einen neunköpfigen Betriebsrat: zwei Tage, eine Nacht, gewünschte Anreise von 60–90 Minuten ab Betrieb. Diese Reisezeit ist ein Wunsch für die Suche, keine rechtliche Zumutbarkeitsgrenze. Es ist kein buchbares Pauschalangebot.
Vor der Anfrage
Beschlussstand und Rahmen abfragen
Ist ein Beschluss vorhanden? Welche Aufgabe und Tagesordnung sind vorgesehen, warum reicht der interne Raum nicht? Wir würden Reisekostenrichtlinie, Budget, Teilnehmerkreis, Barrierefreiheit und Schichtbetrieb abfragen. Rechtliche Streitpunkte und die Rolle einer Moderation müssen BR und Arbeitgeber vor der Beauftragung klären.
Vor der Buchung
Drei Angebote als Vergleichsziel
Wir würden drei vergleichbare Angebote anstreben, sofern passende Häuser anbieten. Pro Angebot erfassen wir Tagungsraum, Technik, Mahlzeiten und Getränke, Einzelzimmer mit Frühstück, Reiseaufwand, weitere Abgaben sowie Stornobedingungen und die Frist zur Teilnehmermeldung. BR und Arbeitgeber bekommen denselben Angebotsvergleich. Wir bewerten dabei keine Rechtsansprüche.
Tag 1 · 09:30–17:00
Ein gemeinsamer Arbeitsblock
Vorschlag: erst Arbeitsziel und offene Aufgaben festhalten, nach der Mittagspause Zuständigkeiten und nächste Schritte bearbeiten. Raumzugang, Pausen und Mahlzeiten würden wir dazu passend anfragen. Ein freier Abend ersetzt keine erforderliche Begründung der Übernachtung.
Tag 2 · 09:00–15:00
Ergebnisse und Rückfahrt einplanen
Vorschlag: offene Punkte abschließen, Verantwortliche und Termine festhalten, dann die Rückreise. Wenn formelle Beschlüsse vorgesehen sind, bleibt deren ordnungsgemäße Vorbereitung Aufgabe des Gremiums. Für Schichtbeschäftigte würden wir Reisezeiten und den anschließenden Dienstplan vor der Terminwahl abfragen.
§ 25BetrVG · Ersatzmitglieder und ihre Rolle gesondert prüfen.
Zahlt der Arbeitgeber jede Betriebsratsklausur im Hotel?
§ 40 Abs. 1 BetrVG regelt die Kostentragung des Arbeitgebers. Daraus folgt keine automatische Erstattung jeder Hotelklausur. Die BAG-Rechtsprechung verlangt die Beschränkung auf notwendige und angemessene Kosten. Zweck, Ort und Kosten müssen für den konkreten Fall geprüft werden.
Ist eine Betriebsratsklausur immer eine Schulung nach § 37 Abs. 6?
Nein. § 37 Abs. 6 betrifft die Vermittlung von Kenntnissen, die für die Betriebsratsarbeit erforderlich sind. Für eine interne Arbeitsklausur ergibt sich diese Einordnung nicht schon aus dem Namen. Die drei oder vier Wochen des Absatzes 7 betreffen als geeignet anerkannte Veranstaltungen und sind kein allgemeines Klausurbudget.
Planen Sie ihre Teilnahme nicht automatisch als erstattungsfähig ein. § 25 BetrVG regelt das Nachrücken bei Ausscheiden oder zeitweiliger Verhinderung; § 29 verlangt bei Verhinderung die Ladung des Ersatzmitglieds. Ob und in welcher Rolle weitere Personen an Ihrer Klausur teilnehmen dürfen und welche Kosten übernommen werden, muss gesondert geklärt werden.
Was ist bei Schichtarbeit und Reisezeit zu beachten?
§ 37 Abs. 3 nennt unterschiedliche Arbeitszeiten als möglichen betriebsbedingten Grund für einen Ausgleich außerhalb der persönlichen Arbeitszeit. Für Schulungen enthält Absatz 6 zusätzliche Regeln. Eine pauschale Gutschrift jeder Reisezeit lässt sich daraus hier nicht berechnen. Legen Sie Schichten, Tagungszeiten und Hin- und Rückfahrt vorab zur gesonderten Klärung vor.
Was kostet die Hotelvermittlung durch MICE Kontor?
Die Hotelvermittlung ist für Sie kostenlos. BR und Arbeitgeber erhalten auf Wunsch denselben Angebotsvergleich. Die rechtliche Prüfung der Klausur und der Kostenübernahme ist keine Leistung von mice.
24. Oktober 2026Prüfstand der Gesetzestexte und BAG-Beschlüsse.
Gesetzestexte und BAG-Beschlüsse am 24. Oktober 2026 live geprüft. Die Entscheidungen sind Schulungsfälle und werden mit ihrer jeweiligen Reichweite erläutert. Rechenannahmen und Ablaufzeiten sind eigene Planungsbeispiele. Keine Rechts- oder Steuerberatung.
Passende Häuser für Ihre Betriebsratsklausur anfragen lassen
Nennen Sie Termin, Region, Teilnehmerzahl und den abgestimmten Kostenrahmen. Wir holen Angebote passender Häuser ein und vermitteln Hotels in Deutschland. Die rechtliche Prüfung bleibt bei Ihnen und Ihrer Beratung.
Bei der ersten Hausanfrage verwenden wir Veranstaltungsdaten und eine anonyme Beschreibung. Firmenname und Kontaktdaten erhält nur das gewählte Haus, nachdem es die Provision schriftlich bestätigt hat.
Für Sie kostenlos. Verbindlich wird es erst, wenn Sie einem Haus direkt zusagen; das Haus, bei dem Sie buchen, zahlt uns eine Vermittlungsprovision.
